To Do List: come fare di più e lavorare di meno

La To Do List è la lista delle attività, l’elenco delle cose da fare, la lista della spesa.

Non solo tu, chiunque ne ha sentito parlare: gestione del tempo, gestione della produttività, crescita personale, la To Do List è uno dei concetti legati all’organizzazione più diffusi.

Ma davvero una semplice to do list può essere uno strumento così potente per migliorare la tua efficacia nel “fare le cose”? E quali segreti nasconde? Perché tutti se ne interessano?

E tempo di scoprirlo e uscire dal caos dei tuoi impegni.

To Do List: qual è il segreto della produttività

Molti mi hanno chiesto come riesca a fare tutto quello che faccio: blog, scrittura, romanzi, canzoni, e nel mezzo formazione, corsi online, coaching. E chiaramente lavoro: siti web, social network, campagne pubblicitarie, consulenze, docenze universitarie.

E il tempo per studiare – visto che studio di continuo – dove lo trovo?

Credo sia ora di svelarti il mio segreto, il metodo che uso per fare di più e lavorare di meno. Preparati perché sono certo che questo percorso di gestione del tempo impatterà sulla tua vita.

Il segreto che c’è dietro alle To Do List non ha a che fare con il tempo che usi, ma ha a che fare con il tempo che sprechi.

GIOVANNI RONCI

To Do List: primi passi per eliminare lo stress e liberare la tua produttività

Quando ho optato per utilizzare questo metodo, iniziavo a sentire il peso del ruolo da Manager. Non era solo questione di responsabilità. La mia mente era disturbata continuamente da interruzioni di ogni tipo: mail, impegni, riunioni, decisioni da prendere, telefonate, attività urgenti.

La vita iniziava a risentirne. Vivendo fuori casa c’erano anche gli impegni legati alla famiglia, alle cose personali da ricordare. Inoltre, i doveri legati a quelli che una volta erano solo hobby, come il blog e la scrittura (era il periodo in cui stavo meditando di cambiare lavoro e mettermi in proprio, come poi ho fatto, quasi 10 anni fa).

Dovevo trovare un sistema, che mi permettesse di gestire attività, progetti e vita in modo agile e costruttivo, senza rendermi schiavo di troppa micro gestione.

Te lo dico subito; la produttività riguarda un mare di concetti. Dal funzionamento del nostro cervello a livello conscio e inconscio, alla gestione dei comportamenti e delle abitudini, al comprendere realmente come funzioni la motivazione, etc.

Sono nozioni interessanti e affascinanti, e conoscerle ti cambia la vita. D’altra parte, parliamo di conoscenza e non potrebbe essere altrimenti. A ogni modo, se vuoi approfondirle, ho creato una super sequenza da 25 mail, in costante evoluzione, dove raccolgo tutto quello che trovo, sperimento e verifico in ambito produttività. Quanto costa? Costa quanto pare a te, e ogni volta che mi arriva un’offerta aggiunto qualcosa.

Per ora concentriamo gli sforzi su un paio di concetti per avere un beneficio immediato e duraturo.

Lista attività: lo strumento di Inbox

Il beneficio immediato che otterremo da questa particolare applicazione del concetto di To Do List è che ti svuota il cervello dalla sovra informazione.

Non devi ricordare più nulla, non devi pensare a dove hai segnato quegli appunti, non devi sforzarti per ricordare le date. Il sistema è consistente, una bella parola per dirti che una volta alimentato ti sentirai sicuro di avere il controllo. E la sicurezza toglie l’ansia.

Potrai concentrarti sulla tua produttività anziché sprecare tempo a pensare.

Ti sembra poco? Hai una vaga idea di quanto potrai essere più produttivo e più rapido nel fare le cose, quando avrai svuotato il cervello da pensieri inutili e rumore assordante? Quanto stress toglierai? E quanto ne guadagneranno le tue attività?

Pensa che questi loop mentali che ti impiegano risorse (portando affaticamento e stress) sono uno dei motivi per cui fatichiamo così tanto ad essere concentrati. hanno addirittura un nome scientifico: è l’effetto Zeigarnick.

Vediamo quindi tutti i passaggi necessari per applicare il sistema e risolvere questi problemi.

1. To Do List Inbox: la cartella fondamentale dove raccogliere elementi e attività da completare

Prima fase, dunque: svuotare il cervello.

Non puoi ricordare ogni mail, non puoi riempire la scrivania di post it colorati, non puoi pensare a ogni cosa. Succede che ogni attività s’intreccia alle altre, fino a quando soffocherai nel groviglio di un immenso gomitolo di pensieri:

• impegni personali;
• progetti;
• scadenze;
• telefonate;
• appunti vecchi;
• idee;
• interruzioni;
• email;
• famiglia;
• esami;
• post da scrivere.

Non pensare nemmeno di poter separare l’attività lavorativa dalla tua vita personale, è una cazzata clamorosa. Molto meglio essere certi che entrambe siano organizzate e non generino stress (almeno secondo il mio punto di vista).

Ti basta un appunto, una cosa veloce che non faccia perdere tempo. Ti vuoi ricordare qualcosa? Appuntala direttamente nel contenitore della To Do List che chiamerai INBOX. In questo modo avrai la certezza di non perdere nulla e di non sovraccaricare la tua testa con lo sforzo continuo e necessario per ricordare tutto.

Con la lista INBOX svuoti il tuo cervello immediatamente

GIOVANNI RONCI

La InBox è la base del sistema GTD (Getting Things Done) ideato da David Allen. Tuttavia dopo averne testati tantissimi, ho elaborato un sistema di gestione delle to do list molto personale.

Dunque, la InBox è il punto di inizio e confluenza di qualsiasi attività si stia generando. Non preoccuparti delle priorità e di cosa fare prima. Per ora devi solo svuotare il tuo cervello di ogni informazione e riempire questo contenitore come fosse una To Do List grezza.

Fatto? Ti senti meglio, vero? Ma andiamo avanti, non è finita qui.

2. Esamina periodicamente la tua InBox

Nel tuo sistema di To Do List hai un unico contenitore: la InBox. Sei certo di non aver dimenticato nulla perché tutto è lì dentro. Qualsiasi attività ti verrà in mente da questo momento in avanti, andrà a finire nella tua InBox.

Adesso si tratta di esaminare periodicamente (2 volte al giorno per iniziare può andare bene) il contenuto della InBox, e di separare ogni singolo task nella To Do List più adeguata. Il sistema GTD completo ne prevede 8:

1. InBox. Tutte le cose da fare, in qualsiasi ordine.
2. Today. Le cose da fare oggi.
3. Week. Le cose da fare in settimana.
4. Later. Le cose che farai più avanti
5. Scheduled. Le cose da fare in una certa data.
6. Waiting For. Le cose sospese che non puoi completare perché richiedono l’intervento di altri.
7. Doing. L’attività su cui stai lavorando (facoltativa).
8. Done. Le attività completate.

Sono facili da capire, ma come ti dicevo prima, non voglio diventare “schiavo” di un sistema troppo complesso di gestione, e soprattutto voglio che ogni cosa che faccio abbia un senso e una utilità.

Sai cosa manca in particolare al metodo GTD?

• Manca una tracciatura chiara dei tuoi obiettivi, e una relazione tra i task e gli obiettivi stessi. Qualcosa che mi permetta di dire: per portare avanti questo obiettivo quali sono le attività che dovrei completare?
• Manca una chiara indicazione delle priorità dei task e delle attività.

Al tempo stesso ci son fin troppe cartelle da gestire, cosa che crea “lavoro nel lavoro” e che per questo non amo particolarmente. Preferisco lasciare semplici le cose semplici.

Organizzazione e to do list: un metodo alternativo.

Ti propongo una variazione sul GTD per avere una lista attività molto più semplice da gestire e molto più orientata all’azione.

1. InBox. Tutte le cose da fare, in qualsiasi ordine.
2. Obiettivi. Una lista con gli obiettivi che ti sei dato, io utilizzo il metodo degli OKR, se ti va di scoprirlo. Marca ogni obiettivo presente nella lista con un colore specifico.
3. Settimana. Le cose da fare in settimana.
4. Oggi. Le cose da fare oggi
5. Prossimamente. Le attività che al momento non hai intenzione di fare, o che richiedono lavoro di altri per cui ti tocca aspettare.
6. Done. Le attività completate.

Vanno bene anche soluzioni ibride. Importante è capire il senso delle diverse to do list. Ma andiamo con ordine.

Inizia ora la fase di check della tua Inbox. L’obiettivo è quello di prendere un’attività alla volta, presente nella InBox, analizzarla e infine spostarla nella To Do List pertinente o magari che so, trasformarla in un appunto più strutturato (Qui parlo di come prendere appunti in modo smart). Tranquillo, è tutto molto facile, ti basterà porti alcune semplici domande e rispondere sì o no. Pronto?

Si comincia: analizza tutte le attività dalla tua INBOX. Per ciascuna chiediti:

Questa attività richiede un’azione? È da fare veramente?

Se la risposta è No eliminala senza pietà (Ricordi: dobbiamo semplificare, liberare il cervello). Le persone davvero produttive non perdono tempo a fare attività inutili, che hanno zero impatto sul business e che non contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi. Se hai segnato qualcosa che comunque ti sembra una buona idea, allora forse è meglio inserirla nel tuo sistema per prendere appunti, per non dimenticarla e riprenderla magari in un futuro. Non tutto deve tradursi in “attività da fare”: a volte appunti volanti meritano di essere segnati affinché non vadano persi.

È un’attività che puoi completare? Hai tutto per farla?

Se la risposta è No evidentemente manca l’azione o la risposta di qualcuno, non hai tutte le informazioni, deve prima succedere qualcosa e via di seguito. Valuta se sia il caso di generare un’attività ulteriore del tipo “Chiamare tizio per sollecitare avanzamento” e metterla nella To Do List Oggi, L’attività principale puoi invece lasciarla nella INBOX o spostarla nella To Do List “Prossimamente”.

È un’attività brevissima? Puoi farla in 2 minuti?

Se sì, falla, non perdere altro tempo, falla e spostala poi nella To Do List Done, l’elenco delle attività completate nel giorno. Qualsiasi attività ti capiti di dover fare nel corso della giornata che ti occupi due minuti o meno falla subito. Eviterai di doverla gestire e sarà un altro motivo di soddisfazione per aver completato qualcosa. Torna alla tua InBox.

È urgente vitale indispensabile da fare subito adesso o prima di ora?

Ragiona bene: le attività urgenti sono sempre una fonte di stress e mettono in crisi qualsiasi sistema di produttività. Se la risposta è Sì: marca l’attività con “urgente” e spostala nella To Do List OGGI. Poi cerca di capire perché quell’attività sia diventata così urgente. Cosa non hai preparato? Dove hai perso tempo? Cosa hai procrastinato? Ti conosco mascherina, se lavori solo per urgenze stai lavorando in modo sbagliato.

Se non sei tu a organizzare il lavoro, allora sarà il lavoro a organizzare te, e non sarà piacevole.

GIOVANNI RONCI

Se vuoi essere produttivo devi ragionare proattivamente, ovvero decidere e pianificare prima le cose affinché non arrivino “urgenze” che ti costringerebbero a un atteggiamento “reattivo”, che è un po’ come girare senza sosta nella ruota del criceto.

Torna alla tua InBox.

L’attività ha una data di scadenza o deve avvenire in una certa data? Una visita, un appuntamento?

Se la risposta è Sì: aggiungi la data di scadenza, segna l’appunto sul calendario e toglila dall’elenco attività.

A che obiettivo appartiene?

Ora hai un’attività seria, che puoi schedulare e gestire. Di sicuro, dovrebbe appartenere a qualcuno degli obiettivi segnati nella lista “Obiettivi”. Se così non fosse, mi chiederei perché stai facendo cose che non impattano sugli obiettivi. Che senso ha?

A ogni modo: marca l’attività con lo stesso colore dell’obiettivo corrispondente. Così alla fine della giornata, quando avrai eseguito diversi task, saprai anche a colpo d’occhio per quali obiettivi hai lavorato e sei andato avanti.

Ora riprendi ad analizzare la Inbox fino ad aver concluso tutte le attività segnate. La fase di analisi finisce qui: ora puoi concentrarti sul fare.

Lista attività: rendiamola efficace.

Credimi: l’analisi della inbox è e deve diventare velocissima. Un minimo di pratica e vedrai che gli spostamenti saranno immediati.

Una persona produttiva non è una persona indaffarata, ma una che sceglie le attività più importanti per sé e per il proprio business.

GIOVANNI RONCI

Ora hai una lista di attività importanti da fare, ma non hai ancora deciso quali completerai oggi, (la To Do List Oggi è ancora vuota). È necessario dunque passare la lista per decidere cosa fare.

Ci sono molte tecniche, come spiego nel mio corso sulla produttività, per decidere su quale attività concentrarci. Il problema è che di solito tendiamo a procrastinare i task più impegnativi per dedicarci a quelli più divertenti o che ci piacciono di più.

in questo modo tuttavia, il business non avanza e gli obiettivi rimarranno vani. Dobbiamo adottare una tecnica per fare scelte efficaci.

Il metodo ABCDE per gestire le To Do list

Il Metodo ABCDE, proposto da Bryan Tracy, prevede di trasformare le normali To Do List in meravigliosi strumenti orientati all’azione.

L’obiettivo di questo sistema è quello di ottenere una lista attività del giorno con, in ordine di importanza, i task che devi fare prima e quelli che possono aspettare. Così – in qualsiasi caso – otterrai una giornata straordinaria per te e il tuo business.

Ecco come funziona

Concentrati sulle attività più importanti: quali sarebbero i compiti più rilevanti, impattanti e impegnativi che vedi nella master to do list? Quelli che se non farai porteranno a ritardi, problemi e ti allontaneranno irrimediabilmente dai tuoi obiettivi?

Quelle sono le attività di tipo A. Marcale, è facile che ne troverai diverse. Se così fosse, aggiungi un numero per indicarne l’ordine di importanza (priorità).

L’attività marcata A1, che ti piaccia o meno, è il “rospo” che dovresti ingoiare. A tal proposito ti consiglio proprio un libro di Bryan Tracy: ingoia il rospo. Leggilo e capirai benissimo l’importanza e l’efficacia di scegliere sempre almeno 1 rospo al giorno: perché anche se tu completassi una sola attività, il tuo business avrebbe comunque fatto un grande passo in avanti.

Sviluppa l’abitudine di smarcare un rospo al giorno e il tuo business diventerà inarrestabile perché permeato di attività rilevanti che esegui sistematicamente. Sposta questo task A1 nella to do list oggi. Le altre attività fondamentali, marcate con la A, pianificale nella to do list settimanale. Le farai nei prossimi giorni.

Ora, se le A sono le attività più impattanti, quelle che se non fai il tuo business soffrirà, si fermeranno progetti e i clienti non saranno felici, le B sono tutti gli altri task utili e che dunque senso per snellire lavori, migliorare situazioni, etc.

Marca tutte le attività di questo tipo con la lettera B.

Ci rimangono altre attività, che marcheremo con la lettera C: sono quelle a bassissimo impatto, o anche nullo, magari migliorie e attività varie che possono essere fatte in scioltezza, senza un bisogno di concentrazione di chissà quale livello. Ottime per la seconda parte del pomeriggio, quando sei già stanco.

Tra queste ve ne saranno parecchie che è possibile delegare, e che marcherai con la lettera D. Poi se – per mille motivi – non puoi delegare, allora marcale le lettere appropriate, per evitare che diventino urgenti (che so la presentazione di un documento fiscale, una fattura da consegnare, etc).

Attività ancora meno importanti diventano davvero la fuffa da eliminare. Marcale con la E e non avere pietà. Falle fuori. Nel corso parlo tantissimo dell’importanza di dire no alle cose inutili. Se vuoi avere grandi risultati, non puoi continuare a fare attività di poco conto.

Ora puoi rasserenarti: tutto è nel sistema, non fugge, non si perde, non dimenticherai più nulla.

Seleziona ora 5 attività più importanti presenti nella lista Today, mettile in ordine di priorità e inizia a fare! Le altre rimettile nella To Do List Week o pianificale comunque per i prossimi giorni.

Il task su cui stai lavorando puoi spostarlo momentaneamente nella To Do List Doing (Se deciderai di aggiungerla al sistema). Così oltre ad aiutare la tua mente a concentrarsi solo su quello, potresti avere un sistema immediato per far capire al tuo team su cosa stai lavorando (te lo immagini un sistema così, esteso al lavoro di gruppo?)

5 task al giorno, di cui uno almeno di tipo A. È un bell’obiettivo, se ti rimane tempo ne puoi fare altri. Autostima e motivazione ti ringrazieranno, te lo assicuro.

To do list app: servono?

Tutto quanto ti sto dicendo si presta molto bene a essere gestito con dei semplici post-it colorati, o con una normalissima agenda.

Per provare, procurati una lavagna o un cartellone, e dei post-it di diverso colore. L’importante è che siano adesivi. Suddividi lo spazio a disposizione in 6 colonne, dedica ampio spazio alla prima e all’ultima (Rispettivamente le To Do List INBOX e DONE).

In questo modo riusciremo a capire meglio la struttura del sistema, e poi eventualmente a riportarla su app to do list o su qualsiasi to do list software.

Ogni post-it lo puoi vedere come una scheda attività. Il ruolo dell’attività stessa è determinato dal punto in cui lo attaccherai. Per spostare un’attività da una lista to do all’altra ti basterà staccarla e riattaccarla nella giusta posizione. Tutto qui. Visivamente stimolante e molto pratico da usare. Ogni colore rappresenta un obiettivo, ogni task sarà marcato con lettera e numero.

Il problema di organizzarsi in questo modo è sempre il solito: se vuoi – e lo vuoi, perché non potrebbe essere altrimenti – un sistema To Do List consistente, devi renderlo accessibile su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi situazione, in qualsiasi momento della giornata.

Questa cosa puoi ottenerla con un numero spropositato di to do list app e to do list online. Tra tutte la mia scelta è ricaduta su Akiflow. Di base, è l’app più bella e già perfetta per questo sistema che abbia trovato. Se vuoi saperne di più ho preparato una recensione di Akiflow.

Usa le To Do List per fare di più e lavorare di meno

Meno stress, meno tempo necessario a ricordare e pensare, più tempo per fare: è questo il mio segreto. Così riesco a essere estremamente produttivo, a non dimenticare mai nulla e a tenere la testa focalizzata su ciò che conta: fare le cose importanti.

Questo sistema è frutto dei miei approfondimenti su tanti studi e autori diversi. Sono libri che ti consiglio di leggere. Approfondiscono tutte le motivazioni psicologiche che sono alla base della crescita personale e della produttività. Offrono spunti a non finire su come vivere meglio, essere più produttivi e meno stressati.

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