Recensione Akiflow: produttività e time blocking finalmente assieme

Oggi, vedremo assieme la recensione di Akiflow. Scopriremo come quest’app sia riuscita a unire tutti gli approcci migliori alla produttività personale, diventando uno dei “management software”, o software di management di task e calendario, più interessanti sul mercato.

Parole forti? Forse sì, ma dal momento in cui cominciamo a pianificare la giornata, fino alla sua chiusura, Akiflow rende la gestione dei task entusiasmante e sensata.

Dunque, vediamola assieme in questa recensione approfondita.

Recensione Akiflow: design e funzionalità maggiori

Akiflow è un task manager capace di aiutarti a organizzare la giornata nel miglior modo possibile, poiché riesce a integrare in un’unica app la gestione delle attività, la loro pianificazione e la conseguente pubblicazione sul calendario.

Dotata di speciali scorciatoie da tastiera (o keyboard shortcuts) Akiflow risulta molto pratica e veloce. Segno evidente di una progettazione attenta e orientata all’ambito della produttività. Tuttavia, la parte più straordinaria di questa productivity app è nel suo design: interamente realizzato per consentire una pianificazione giornaliera e un approccio alla produttività straordinari, frutto di tutte le migliori strategie esistenti sull’argomento.

La desktop app (attualmente disponibile sia per Mac che per Windows) è organizzata in 3 aree. La barra laterale, dove è possibile vedere a colpo d’occhio le sezioni più importanti dei tuoi impegni, comprende diverse opzioni utili.

La cartella Inbox

Qui scaricheremo tutti i task che abbiamo in testa e tutti quelli che ci arriveranno addosso (interruzioni, telefonate, etc.) che vogliamo ricordarci. Lavorare con la testa libera, ci permette di eliminare ansie e stress e di non dimenticare più nulla.

Uno dei vantaggi più significativi dell’approccio InBox (derivato dal GTD di Davi Allen) è anche quello di calmierare i famosi open loop, figli dell’effetto Zeigarnick (Estremamente noto a tutti quelli che masticano produttività o che si avvicinano all’argomento).

La cartella Today

Nella Today view puoi vedere tutti i task della giornata. È qui che Akiflow risplende: ogni task può essere arricchito di informazioni essenziali, quali la sua durata stimata, l’ambito a cui appartiene, il giorno in cui intendiamo farlo. E ogni task può essere trascinato nella finestra principale dell’app, all’ora specifica in cui pensi di farlo. Durata e data permettono di vedere al volo l’occupazione della giornata. Eviti il conflitto di task e soprattutto la creazione di giornate infattibili, inutili da ogni punto di vista.

La cartella Someday

Qui sposteremo i task che non vogliamo perderci ma che ora non devono interferire con la nostra pianificazione. Possono essere idee future, attività di controllo da fare nel futuro, visite mediche etc. Ogni volta che un task è pianificato per una data futura non verrà più mostrato nell’app, in modo di non disturbare il processo di pianificazione.

Elenco delle Labels

Etichette e tag creano un meraviglioso elenco capace di creare la giusta classificazione di tutti i nostri task. Contestualizzare il task è sempre un ottimo approccio, poiché ci permette anche di capire come sia andata realmente la nostra giornata. Un bellissimo specchietto con le statistiche giornaliere è attivabile in basso. Per vedere quanto la giornata sia stata centrata rispetto agli obiettivi o ai contesti più importanti.

Sulla destra, l’elenco delle giornate completa un design davvero godibile e molto pratico. È possibile spostare i task, ridimensionarli, assegnarli ad altre giornate etc. Anche la visione del calendario è molto interessante. Permette di mostrare il singolo giorno, 2 giorni, 3 giorni (come nell’immagine sopra) o anche la settimana con o senza weekend e il mese. Puoi agganciare tutti i calendari che vuoi, e l’integrazione è praticamente perfetta.

Akiflow command bar: per non dimenticare più nulla

Qualunque cosa tu stia facendo nel tuo Mac o nel tuo PC poco importa: la command bar di Akiflow fa paura. Con una combinazione di tasti è facile aprirla e iniziare a digitare il task che non vogliamo dimenticare. Per esempio:

Facile notare come in linguaggio naturale sia possibile inserire orari, definire i tag, inserire il tempo stimato etc. Comodissimo, velocissimo. Puoi creare un task o addirittura aggiungere un evento nel tuo Google calendar.

Inoltre, è bellissima la funzionalità che permette di evidenziare una frase o un titolo sul web o su qualsiasi app e, attivando la Command Bar, vedere come questa diventi in automatico il titolo del task da memorizzare. Sono piccole cose, quasi chicche, che tuttavia aumentano la produttività facendoti risparmiare tempo, e sono quindi nella direzione giusta per definizione.

Pianificare con stile la tua giornata

Akiflow inizia la mattina mandandoti una notifica sul primo task della giornata. Lo chiamano startup routine, ed è il momento in cui vai a pianificare il giorno. Con Akiflow l’intera procedura non prende più di qualche minuto.

In effetti è facile. Partendo dalla Inbox, sposterai nella lista Today (basta il click di un tasto) tutte le attività che vuoi completare oggi. Poi, nella lista Today, puoi intervenire con i migliori approcci alla produttività possibili.

È qui che Akiflow mi ha maggiormente stupito, perché permette, per esempio, di assegnare i 2-3 task più importanti del giorno (sono letteralmente marcati come Goal del giorno) secondo l’approccio di Pareto (20/80) o anche Eat That Frog di Bryan Tracy, di cui ho parlato in lungo e in largo. Lavorare focalizzati sui task più importanti permette di rendere le giornate sempre un successo.

È questo l’approccio che utilizzo da sempre: parti con la cosa più importante e poi prosegui via via con quelle meno. Così, la giornata sarà sempre in discesa.

A livello grafico, è possibile smarcare i task a mano a mano che si completano, vedendo salire le statistiche e provocando così un ottimo senso di gratificazione. Credo sia necessario in questo tipo di App. Fantastica la renderizzazione del Google calendar: i task mantengono il colore delle etichette e sono perfettamente allineati alla durata stessa dell’attività.

Akiflow: la meraviglia del time blocking reso semplice

Uno degli approcci più efficaci alla produttività, sposato perfettamente da Akiflow, è quello dei time blocking. In pratica, si tratta di bloccare degli slot di tempo sul tuo calendario, per poi dedicarli in modo esclusivo a una certa attività.

Mettendo via smartphone o – come li chiamo io – ogni altro dispositivo di distrazione di massa, puoi creare sessioni di lavoro o di studio perfettamente focalizzate a un unico scopo: completare il task. Il solo fatto di predisporti mentalmente a lavorare in questo modo, aiuta a trovare la giusta concentrazione per ottenere la massima efficacia (ed entrare nel famoso stato di “Flow”, dove la resa mentale diventa straordinaria).

Su Akiflow tutto questo è la norma. È possibile programmare eventi sul calendario, come fossero sessioni di Time Blocking, e poi associare a queste i task. La durata stimata degli stessi ci aiuterà a non sotto o sovra stimare il lavoro da svolgere. Davvero ben fatto.

Grazie a questi accorgimenti Akiflow è una delle pochissime app che permettono una pianificazione giornaliera, o daily planner, concreta ed efficace.

Una chicca aggiuntiva. L’aggancio dei task l’uno con l’altro, all’interno del sistema di time blocking, permette di realizzare catene di task dello stesso tipo. Proprio come consigliato dall’approccio del “Task batching“, citato in tantissimi libri e opere sulla produttività. Una delle cose più straordinarie di Akiflow è in effetti quella di poter implementare tutti i migliori dettami della produttività moderna per ottenere giornate straordinarie soddisfacenti.

Recensione Akiflow: la migliore app di produttività personale attualmente sul mercato

Tiriamo le somme per questo Akiflow:

A livello di Time Blocking, è una delle migliori interpretazioni digitali che abbia mai visto. Se consideriamo che è ancora davvero giovane, sono convinto che possa diventare una delle migliori app di produttività per Freelance mai viste.

Se vuoi saperne di più sulla produttività e su tutte le tecniche accennate nel post (altrimenti sarebbe diventato un trattato enciclopedico) posso consigliarti due risorse straordinarie. La prima è il nostro Action Book sulla produttività, dove mostriamo per filo e per segno tutto il metodo che utilizziamo per rendere le nostre giornate così efficaci. Il metodo è chiaramente realizzabile in uno schiocco di dita con Akiflow.

action book

Time Frame: riprendi il controllo della tua produttività

Come hai visto, oggi, chiunque di noi, qualunque lavoro faccia, è chiamato a fare i conti con la produttività. Stiamo perdendo la capacità di concentrazione, in perenne lotta con la ricerca di frivole gratifiche e succubi di distrazioni continue che caratterizzano le nostre vite.

Questo Action Book, ti mostra un percorso completo per riappropriarti delle tue giornate, fare tanto di più con molta meno fatica e soprattutto risparmiare tempo, da dedicare finalmente alle tue passioni.

SCOPRI L’ACTION BOOK

In aggiunta, per migliorare la tua conoscenza su tutti gli ambiti della produttività, puoi anche decidere di fare una donazione a piacere e accedere così al nostro percorso via mail sulla produttività (25 email, in aumento!) e soddisfare così tutta la tua sete di sapere per acquisire le migliori strategie.