Prendere appunti

Prendere appunti è un’attività solo apparentemente facile.

C’è chi pensa di poter ricordare tutto senza averne bisogno. Chi dice di farlo solo su carta e di avere accumulato centinaia di agende. C’è chi vorrebbe saperlo fare, e chi invece crede che prendere appunti sia fare scarabocchi sulla carta da formaggio.

Prendere appunti è semplicemente l’abitudine più importante legata al tuo successo (se sai come farlo). In questo articolo, ti svelo il metodo che ho messo a punto in vent’anni di carriera da ict manager e dopo aver letto decine di best seller su produttività e crescita personale.

Perché abbiamo bisogno di scrivere e prendere appunti?

Il nostro sistema “cervello” lavora per associazioni di immagini, emozioni, sensazioni. Il pensiero è dunque, per natura, estremamente complesso da rappresentare.

Ti sarà capitato mille volte: ti sembra che un “pensiero” sia bello nitido, poi provi a esprimerlo (anche solo a parole) e ne perdi il controllo. Quella che sembrava una semplice idea si trasforma in un mare di concetti i cui confini non sono nemmeno troppo chiari. Inizi a parlare di una cosa, passi a un’altra, te ne viene in mente una terza e così via.

Ma se i pensieri sono in generale “così incasinati”, come potrò mai ricordarmi tutto?

La risposta è nella scrittura o, se vuoi, nello scrivere appunti.

Già perché in quel momento, attraverso l’uso della parola, e ancora meglio attraverso l’uso della parola scritta, costringiamo il cervello a “tradurre” quella miriade di associazioni sinaptiche in qualcosa di concreto, comprensibile, chiaro.

Prendere appunti, lo troverai su qualsiasi libro, è un modo straordinario ed efficace per fare chiarezza nei tuoi pensieri. Quindi, quando hai qualcosa nella testa, ti basta scriverla per renderla immediatamente più chiara, consistente, reale.

Mentre scrivi i tuoi appunti, sarà il cervello ad aiutarti nel definire quel pensiero sempre meglio, a dargli ancor più dettaglio, confini, struttura.

Prendere appunti: l’effetto Zeigarnik

L’effetto Zeigarnik, dal nome della psicologa lituana Bluma Zeigarnik, è la tendenza a ricordare i compiti o le azioni incompiute o interrotte, con maggior facilità di quelle completate.

Cit. Wikipedia

Le azioni incompiute. Cioè i task e le cose da fare in sospeso e da ricordare.

Diciamolo in modo più facile: è stato osservato con degli esperimenti che il cervello, quando deve ricordarsi qualcosa, o quando capita un imprevisto che non riesce immediatamente a chiudere, continua a dedicare energia a “ricordare” quella cosa. Solo una volta “concluso” un compito, un task, o quello che dovevi fare, tende a non occuparsene più e a liberare la risorsa mentale occupata.

Perché prendere appunti ci può salvare anche in questo caso? Cerchiamo di rispondere con un esempio concreto:

Leggi la mail di un cliente a mezzanotte, poco prima di andare a letto. Ti sta comunicando che c’è un problema urgente, da risolvere subito, perché bla bla bla… Ti è mai successo? Dormirai malissimo. Questo perché, proprio per l’effetto Zeigarnik, il tuo cervello continuerà a “stressarsi” e a consumare energia per ricordare. Rimarrà concentrato sul problema fino a quando non lo risolverai.

Questi pensieri aperti, chiamati anche “open loop”, oltre a stressarti, occupano concentrazione e sono dunque in numero limitato (non siamo a potenza infinita, tutt’altro). Noi umani ne possiamo gestire mediamente sette. Quindi con sette pensieri stressanti e aperti non sarai quasi più in grado di concentrarti su nulla.

Ora, sai che se ti metti a prendere appunti sul tuo “pensiero aperto”, per il tuo cervello è come renderlo consistente? Le parole scritte gli faranno ammettere che quel “pensiero” è perfettamente a fuoco. È definito, fissato, senza più il bisogno di essere ricordato attivamente.

Prendere appunti è il metodo più efficace possibile per ridurre l’effetto Zeigarnik ed è la base di partenza per ogni sistema dedicato alla produttività. Scoprire come prendere appunti è dunque il primo modo per riguadagnare la tua concentrazione ed elevarla ai massimi livelli.

Ci interessano delle risposte: cosa si usa per prendere appunti? Quali caratteristiche deve avere un sistema, per svuotare il cervello e rendere consistente ogni singolo pensiero? Vediamolo assieme.

Come prendere appunti: il sistema, svelato

Le caratteristiche di base che definiscono un “sistema perfetto per prendere appunti” sono tre. Più che altro sono dei princìpi, e saranno il tuo punto di partenza ideale per creare un sistema “consistente” e duraturo.

Così eviterai di trovarti, più avanti, nella spiacevole situazione di dover “cambiare metodo” perché manca qualcosa o qualcosa non funziona come dovrebbe.

Ecco qui queste tre caratteristiche vitali che dovrà avere il tuo sistema di appunti:

  1. Essere accessibile ovunque, in qualsiasi situazione e in modo immediato. Dobbiamo diventare “consistenti” nel prendere appunti. Non possiamo dimenticarci le cose perché abbiamo lasciato l’agenda a casa (Non ci stava nella borsa?) oppure perché non troviamo la penna. E non possiamo di sicuro trovarci con un foglio scritto qua, un appunto disperso nei jeans e un post-it che si stacca e finisce sul pavimento. Concordi? Devi trovare un sistema che sia SEMPRE presente, accessibile in un attimo e pronto a registrare qualsiasi cosa tu abbia in mente.
  2. Essere giusto sia per prendere appunti veloci e corti che per la scrittura di pagine di testo. È molto importante comprendere che la scrittura crea chiarezza. Tutto quello che scrivi assume contorni, consistenza, e diventa immediatamente più comprensibile per te e per gli altri. Ma devi farlo in modo “sufficiente”. Sei sicuro che bastino poche parole su un post-it per prendere appunti su quella fantastica idea di business che hai avuto? Usa tutte le parole che servono. Altrimenti già domani avrei perso il senso. Aggiungi emozioni, descrivi come ti stai sentendo, lascia ogni informazione necessaria per ricollegare il pensiero anche tra 1 mese o 1 anno.
  3. Gli appunti devono essere categorizzabili. Devi poter ritrovare quello che scrivi. Perlomeno a livello di ambito. Sì, potresti usare 5 blocchi appunti diversi. Ma sei sicuro che sia comodo? E sarebbero ricercabili? Considera che categorizzare i tuoi appunti aiuta tantissimo il pensiero inconscio. In pratica, se crei una categoria importante tipo “Idee di business” e poi prendi l’abitudine a scrivere note in quella categoria, anche mentre fai altro il tuo cervello inizierà a produrre nuove idee di business, e questo è uno degli effetti straordinari della creatività, quando alimentato da un sistema per prendere appunti ben fatto.

Qual è il sistema migliore che risponde a tutto questo? Ovviamente tu puoi scegliere quello che preferisci. Io voglio solo raccontarti la mia esperienza.

Appunti online o su carta?

Scrivere su carta ha un’efficacia maggiore che su qualsiasi sistema elettronico, su questo non ci sono dubbi. Tuttavia, siamo nel 2020, l’era degli smartphone, dei sistemi in cloud che ci permettono di sincronizzare qualsiasi documento su ogni dispositivo utilizzato.

Prendere appunti su carta, per qualcuno potrebbe non avere senso.

Per questo motivo mi sono orientato su un sistema di appunti online, gestibile in modo pratico (quindi caratterizzato da immediatezza e semplicità) su ogni dispositivo. Così se sono nella comodità del mio ufficio posso prendere appunti sul Mac, se invece sono in giro posso utilizzare uno smartphone oppure accedere su iPad o con qualsiasi altro device.

Ecco la mia scelta, si chiama Agenda ed è un’app sincronizzata in cloud, disponibile per qualsiasi dispositivo Apple (Per windows vediamo delle alternative sotto).

Prendere appunti - Agenda App
Ecco come si presenta Agenda per Mac – Una delle migliori app per prendere appunti

Agenda è un’app che si usa per prendere appunti. La sua potenza è nelle feature: ti permette di arricchire ogni nota di date, tag, to do list, etc. Ti dà la possibilità di categorizzare gli appunti in un doppio livello di categorie, comodo e pratico.

Inoltre, ogni tag può essere ricercato all’interno di tutti gli appunti online e la ricerca può essere salvata e resa attiva, in modo che ogni tag identico aggiunto ad altre note vada a popolare in automatico i risultati della ricerca stessa.

Utilissimo per taggare tutte le fatture non ancora saldate per esempio, e vedere a colpo d’occhio tutta la situazione. Io lo uso anche per taggare tutte le cose che rimangono da fare. È in effetti un sistema dinamico di enorme flessibilità.

Ma andiamo a vedere se il software risponda ai requisiti di base che ci siamo prefissati.

È possibile prendere appunti ovunque, su qualsiasi dispositivo?

Assolutamente sì. In un attimo si attiva ed è subito pronta per prendere appunti online. Su smartphone o desktop, mi ritrovo tutte le note prese sempre disponibili. La sincronizzazione è immediata e funziona benissimo.

L’integrazione nativa in iOs mi permette addirittura di dettare le note (per esempio, mentre sono in macchina). Non si tratta di messaggi vocali, sono appunti scritti tradotti al volo dalla mia voce, quindi gestibili, migliorabili, strutturabili e soprattutto ricercabili.

Velocità, accessibilità, praticità.

È un’app pratica sia per prendere appunti corti che per lunghe pagine di testo?

Assolutamente sì. Agenda permette di prendere appunti di qualsiasi tipo. Testo, testo strutturato, immagini, tutto quello che vuoi. Appunti e non solo dunque, è ottima per consolidare un’idea rapida, oppure per descrivere un processo o qualsiasi altra cosa tu voglia “mettere su carta”.

Ci potresti tranquillamente scrivere il post di un blog, un infoprodotto o un libro.

In aggiunta, su Mac, l’integrazione con la smart bar permette di avere a portata di mano i comandi più interessanti, per strutturare le note in titoli, paragrafi, elenchi puntati e/o numerati, etc. Forse una delle integrazioni con smart bar più belle e utili che abbia visto.

Puoi prendere appunti categorizzati?

L’organizzazione di Agenda è l’aspetto migliore dell’app. Tutti gli appunti sono categorizzabili per ambiti e non solo: all’interno di ogni ambito è possibile creare dei progetti, che al loro interno possono a loro volta contenere un numero infinito di note, tutte dotate di titolo e separate visivamente.

È possibile utilizzare i tag per raggruppare note simili, datare ogni nota per ritrovarla, e gestire anche un sistema di marcature per dire “questa nota è stata completata”.

L’interfaccia è così ben studiata che crea una chiarezza visiva impressionante, e gestire gli appunti, organizzarli, archiviarli, e rivederli in seguito diventa anche un divertimento.

Non occorre sfruttare Agenda ai massimi livelli (molte opzioni sono attivabili con la versione premium dell’app), la versione free è già perfetta per i nostri obiettivi.

Scrivere appunti online: app alternative?

Come in ogni ambito, le alternative sono tante, gratis e a pagamento. L’invito è sempre quello di sperimentare per darti modo di trovare il tuo sistema ideale. I principi di base li conosci, quindi se nella tua ricerca trovi qualcosa che non li rappresenta, rifletti su quanto detto prima di iniziare a utilizzare quel sistema.

Le migliori alternative per Windows, al momento, sono:

  • Evernote;
  • Scrivener;
  • Google Docs;

Se invece cerchi alternative per Mac, iPhone e iPad potresti provare

  • Bear (più adatto a prendere appunti e scrivere post); 
  • Ulysses (più orientato alla scrittura di testi lunghi);

Cerca e trova il sistema più efficace e comodo per te. L’app perfetta per scrivere appunti online non esiste, deve semplicemente funzionare bene nel contesto in cui ti trovi e vuoi utilizzarla.

Ora che abbiamo visto i princìpi guida di un sistema di scrittura appunti, vediamo in concreto come organizzarli per ottenere effetti positivi sulla produttività.

I benefici di prendere appunti organizzati

Organizzare gli appunti può sembrare un’attività abbastanza semplice. In realtà il modo in cui ti muovi determina tanti benefici effettivi, che dobbiamo considerare nel nostro contesto di miglioramento della produttività, a qualsiasi livello.

Ogni cosa importante dovrebbe finire negli appunti. Il sistema non serve soltanto a ricordare le cose da fare, tutt’altro: serve a “pensare in modo chiaro” poiché ci costringiamo a scrivere (quindi a chiarire) ogni cosa importante che ci passa per la testa. Il beneficio immediato è quello di dare consistenza al nostro modo di elaborare le idee.

Prendere appunti, scrivere in generale, genera chiarezza, struttura il pensiero e crea confini netti che rendono concreta ogni intuizione.

Il beneficio secondario (non meno importante) è l’eliminazione dei famigerati Open Loop dal nostro cervello, grazie alla diminuzione dell’effetto Zeigarnik. E come ben sappiamo, questo effetto ci permette di mantenere un livello di concentrazione costantemente più alto.

È tanta roba.

Inoltre, prendere appunti incoraggia la creatività e stimola il cervello a fare sempre meglio. Hai presente che abbiamo detto che il sistema deve essere “Categorizzabile”? Quando usi una categoria per raggruppare tutti i pensieri di un certo tipo, il tuo cervello sviluppa l’abitudine a pensare nei termini di quell’argomento o ambito.

Così, se per esempio crei una categoria “Nuove idee di business” (nel mio lavoro è una categoria fondamentale), dopo un po’ il cervello ti “suggerirà” idee straordinarie da appuntare proprio in quella categoria. Una macchina da guerra per lo sviluppo del tuo successo!

Sei un blogger? Allora la categoria “Idee di contenuto” ti si riempirà in pochissimo tempo grazie alla creatività indotta dal sistema di presa appunti. Importante è proseguire e sviluppare l’abitudine di scrivere le tue note.

Come organizzare i tuoi appunti

Partiamo da questo assunto: ogni cosa che è particolarmente importante per te e per il tuo lavoro deve avere una propria categoria.

Questo assunto ci permette di stimolare la creatività e l’azione in ambiti che ci interessano davvero e che rappresentano qualcosa di concreto e importante. D’altra parte, dobbiamo arrivare a realizzare i nostri sogni, non certo stare qui a verniciare la pancia alle orche. Concordi?

Vediamo come mi sono organizzato, così ti fai un’idea. Gli ambiti più importanti del mio business sono:

  • I progetti dei clienti (realizzazione di blog, siti web, vendita infoprodotti, etc);
  • Le attività di formazione (Università, clienti, aziende);
  • Scrittura (Il blog giovannironci.it, idee per libri, content marketing, etc)
  • Gli ovvi ambiti amministrativi;
  • E chiaramente, qualsiasi nuova idea di business mi possa venire in mente.

Come puoi vedere dall’immagine sotto (ho compattato tutti i progetti e gli ambiti dove non posso mostrarti i nomi per questioni di privacy) ecco l’app Agenda al lavoro:

Prendere appunti - L'organizzazione di Agenda
Prendere appunti è vitale, e organizzarli al meglio ti permette ritrovare ogni nota scritta. Non dimenticherai più nulla.

Nell’organizzazione multi livello dell’app Agenda (solo per Apple) ogni ambito si traduce in una categoria (1), con all’interno i singoli progetti(2). Poi, ogni progetto contiene tutte le note a esso relative(3), organizzate per tag(4) e ordinate dalla più recente alla più vecchia.

Credimi: prendi appunti, scegli questo modo di pensare in modo chiaro. Non ti dimenticherai più nulla, non dimenticherai le conversazioni avute nel tempo, non dimenticherai cosa hai detto di importante o perché hai preso certe decisioni.

Prendere appunti è l’ingrediente segreto del tuo successo. Solo facendolo, e facendolo bene, puoi mirare all’eccellenza.

Giovanni

Ovviamente queste indicazioni servono al mio business, sono giuste e funzionano per me. Devi trovare la tua dimensione e le tue modalità. Importante è decidere e prendere l’abitudine di appuntarti tutto, perché ora sai che prendere appunti alleggerisce la tua mente, diminuisce la pressione, ti sentirai meglio e diventerai più produttivo a prescindere. È fisiologico.

Conclusioni: prendi appunti e tieni la tua mente libera da ogni pensiero

Vedrai, i risultati parleranno da soli. Prendere appunti è la prima grande abitudine che devi sviluppare. Pensieri, idee, cose da fare. Ogni tanto riguardali, organizzali. Non lasciare che vaghino nella tua mente, perché disturbano la tua capacità di concentrazione.

Fai chiarezza: scrivi tutto. Scrivi i tuoi obiettivi, scrivi le tue idee di business, scrivi le cose che devi ricordarti di fare, struttura i tuoi progetti e quello che vuoi fare.

Dal sistema di appunti online a quello di gestione dei task, tutto guadagnerà senso e consistenza. Vedrai: ti sentirai più rilassato e più riposato, con una grande consapevolezza di te. Riuscirai a fare di più e meglio facendo molta meno fatica. E questo si tradurrà in risparmio di tempo, che potrai dedicare a vivere la tua vita.

E ora ci tengo a dirti che questo articolo è estratto dal corso di formazione sulla produttività personale che io e Sergio Albertini abbiamo progettato e scritto sul nostro portale dedicato allo sviluppo del business online. Eccolo:

Prendere appunti - corso produttività
Un corso completo per sviluppare la tua produttività personale e fare di più, faticando di meno.

Non posso che invitarti a visionare il corso e iniziare a prendere i primi appunti.

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