Pianificare la giornata

Pianificare la giornata è un’arte che se affinata ti permetterà di sviluppare l’unico super potere umano: la gestione efficace del tempo.

Siamo diventati bravissimi a trovare scuse e impedimenti per procrastinare qualsiasi attività. Poi le cose si accumulano, alzando ulteriormente pressione e stress, e ci costringono a correre ai ripari. Questo, a sua volta, provoca problemi, ritardi, sensi di colpa, ansie e, a lungo andare, il famigerato burnout.

Iniziare a vivere e lavorare in modo diverso è diventato vitale, ma richiede una nuova abilità: diventare produttivi. E oggi capiremo i 3 passi per iniziare con il piede giusto.

Pianificare la giornata: è tutto inutile se non riesci a concentrarti

Parliamoci chiaro: sono tanti gli elementi che sottovalutiamo, quando si tratta di produttività. E tutti, contribuiscono in modo più o meno significativo a disgregare la nostra capacità di concentrazione. Con una situazione di partenza tale, non c’è da stupirsi se la nostra pianificazione giornaliera non si traduca mai in un elenco di cose fatte e finite.

Conosci i vampiri del tempo?

  • Il telefono che vibra e suona a causa dell’ennesima notifica;
  • il rumore di qualcuno che ci passa vicino;
  • la distrazione causata dalle mille foto e ammennicoli vari di cui ci circondiamo pieni di ricordi (che tornando in testa ci distraggono);
  • la confusione e gli oggetti sparsi su ogni scrivania;
  • la persona di turno che ti interrompe con (suoi) problemi che diventano immediatamente anche tuoi.

Potrei continuare all’infinito, ma sono certo che già in queste situazioni puoi riconoscerti subito. Se sei continuamente preso d’assalto da queste distrazioni, com’è possibile pensare di poter pianificare la giornata?

Ecco perché parlare di attività giornaliere, di produttività personale, di obiettivi da raggiungere, è sempre inutile, se non partiamo dalla nostra capacità di concentrazione.

Essere concentrati significa dedicarsi a una cosa sola, per completarla, risolverla, smarcarla, nel minor tempo e con la massima qualità possibile.

Proseguire lungo la via della giornata lavorativa affrontata “così come viene”, non funziona. Continuare a tenere la testa tra le nuvole, fa bene solo alle nuvole e, alla fine, chi ci rimette sei solo tu, il tuo lavoro, i tuoi risultati.

Bella la poesia degli uomini super produttivi, di chi lavora 4 ore al giorno, di chi riesce a capire le cose importanti con un’occhiata. Ma la realtà di noi professionisti è spesso al contrario, con giornate caotiche che di pianificazione non vedono nemmeno l’ombra, vista la quantità di telefonate che arriva e che aggiunge alle cose importanti altre cose, ancora più importanti (spesso solo perché più urlate).

Altro che usare Google Calendar e le To Do List, vero? Ti vedo mentre pensi “Qui non si tratta di pianificare la giornata, si tratta di sopravvivere a questo lunedì”.

Eh, lo so. Ma se non cambi registro in modo deciso, il rischio di “esplodere” (burnout) è sempre dietro l’angolo.

Pianificare la giornata
Per pianificare la giornata devi concentrarti e per farlo hai bisogno di allontanare i vampiri del tempo.

Per pianificare giornate efficaci devi allontanare i vampiri del tempo

Devi prendere provvedimenti, tornare ad avere il controllo del tuo tempo.

Credimi: non sto nemmeno lontanamente insinuando che tu stia lì a sognare mentre dovresti fare altro. Quello che sto dicendo è che, nella stragrande maggioranza dei casi, stai sprecando ore di vita senza averne nemmeno la percezione (un altro video su TikTok, poi smetto…).

La causa? Devi eliminare i vampiri del tempo, se vuoi riprendere il controllo dell’abilità più importante che hai: la tua concentrazione.

Quando lavori, quando fai qualcosa, dovresti dedicarti solo a quella singola attività, senza distrazioni.

Con una giornata pianificata alla perfezione, non sprecherai tempo nel pensare cosa fare. Avrai già tutto chiaro e pronto. Devi solo passare all’azione.

Chiudi la porta, mettiti in uno piccolo sgabuzzino, qualsiasi cosa va bene, ma fai in modo di non essere distratto da altri, e di avere uno spazio tutto tuo. Potrai fare così il doppio del lavoro nella metà del tempo.

Lo so, così ti sembro cinico (d’altra parte parliamo di produttività, pertanto devo arrivare al punto senza tergiversare). Tuttavia, con i concetti che ti passerò potrai programmare addirittura il tempo per sognare o per giocare, o perché no: dedicarti finalmente alle cose o alle persone che per te contano di più. Un momento per lavorare, uno per giocare, a me sembra anche equo.

Come pianificare una giornata lavorativa umana in 3 passi

Una giornata lavorativa umana non è formata da un numero spropositato di ore di lavoro. Ormai siamo pieni di studi scientifici e casi di studio: dopo 6 o 7 ore al massimo, la tua resa lavorativa sarà ridicolmente bassa. Non siamo certo dei super eroi. E non ci sono eccezioni.

Lavorare nel modo giusto, seguendo la tua pianificazione giornaliera, fa rendere le tue 6 ore come fossero 10, ti allontana dal burnout, ti offre tempo per seguire le tue passione e soprattutto ti rende felice, non più schiavo di mille attività senza fine.

Immagino lo avrai già capito: l’approccio alla pianificazione della giornata serve a fare chiarezza, a lasciarti lucido durante la fase di azione, perché ti permette di creare una vita frutto di scelte deliberate. E le scelte deliberate sono i task importanti che comunque portano avanti il tuo lavoro.

Spero davvero di riuscire a passarti la profondità di queste parole.

Come pianificare dunque una giornata lavorativa? Eccoti i 3 concetti di base per aumentare la tua produttività e diminuire in maniera sostanziale lo stress, pianificando nel modo giusto le tue attività.

Programmare la giornata
Pianificare la giornata: svuota la testa da tutti gli impegni che ti stai sforzando di ricordare.

#1 Sai cosa devi fare per pianificare con serenità?

Oltre ai vampiri del tempo, uno dei problemi principali che distrugge la nostra concentrazione nasce dal fatto che non puoi ostinarti a ricordare tutto. Il tuo cervello, il nostro cervello, è infatti molto bravo a elaborare, un po’ meno a ricordare (a meno di non farlo con metodi specifici).

Attività, impegni, appuntamenti, scadenze. Tenerli in testa in modo continuativo genera un sovraccarico di pensieri che non ti permette di concentrarti altrove, e questa è una cosa che non puoi permetterti, se vuoi riprendere il controllo del tuo tempo e delle tue giornate.

Considera questo: se la tua concentrazione fosse una barra di energia che va da zero a 100, ogni “open loop” (ovvero ogni pensiero non ancora chiuso, che vuoi tenerti in testa e che devi ricordare) ti toglie il 15% di potenza. Con 6 o 7 pensieri aperti da ricordare, la tua capacità di concentrazione si azzera.

Questo fenomeno scientifico, chiamato effetto Zeigarnick, dal nome della sua scopritrice, non puoi sottovalutarlo. La prima cosa che faremo è dunque svuotare la testa da questi inutili pensieri, poiché l’effetto Zeigarnick si annulla nel momento in cui scriviamo, quando “mettiamo su carta” le attività da ricordare. Stiamo entrando nel primo passo da fare per pianificare la giornata lavorativa.

Ecco come fare:

  1. Prendi un quaderno appunti
  2. Scrivi sulla pagina “InBox”
  3. Ora prendi un blocco di post-it. Scrivi su ogni foglietto la prima cosa da fare che ti viene in mente. Scrivi tutto: appuntamenti, idee che hai, cose da ricordare, date di appuntamenti, scadenze che hai in testa, ogni cosa su un singolo foglietto.

Durante il giorno, quando ti interrompono, quanto ti arriva una telefonata, oppure ogni volta che ti viene in mente qualcosa da fare, scrivi un post-it e aggiungilo alla sezione INBOX. Svuota la testa da tutti gli impegni che ti stai sforzando di ricordare

Goditi il momento di pace.

Questo primo concetto, lo svuotamento del cervello, è la base di ogni sistema di produttività serio che esista al mondo. Tanti ne hanno parlato e messo a punto varianti più o meno creative. La verità è questa: tanto semplice, quanto efficace.

A questo punto, pianificare la giornata equivale a scegliere i task “giusti”.

Pianificare la giornata
Pianificare la giornata con i task più importanti.

#2: La scelta dei task: il cuore di ogni sistema di pianificazione giornaliera

C’è un concetto cruciale che mi ha svoltato la vita: il MIT, Most Important Thing. Lo chiamano in tanti modi diversi: The One Thing (la singola cosa), Eat That Frog (ingoia il rospo) o anche più semplicemente MIT (la cosa più importante).

Di base, parliamo della risposta a questa domanda: qual è l’attività che, se fatta oggi, renderebbe la giornata comunque un successo?

Non sottovalutare mai l’importanza di questo concetto. Comincia a pensare: quale task, se completato, ti permetterebbe di evitare problemi, scadenze, o di fare avanzare il progetto o l’impegno più importante che hai? Ancora più semplice: qual è la cosa più importante che, se fatta oggi, ti potrebbe far tirare un sospiro di sollievo e dire “Ahhh, è comunque andata bene, perché sono riuscito a fare questo”.

  1. Quando ti svegli, alla mattina, apri il tuo quaderno sulla INBOX, poi come già detto, svuota il cervello di altri impegni, e cose da fare.
  2. A seguire, crea una pagina OGGI, aggiungi la data e, in alto, in prima posizione, scegli e sposta il post-it più importante che dovresti smarcare.

Ora, hai la base della tua pianificazione giornaliera e uno dei segreti delle persone più produttive: fare subito, con energie fresche e massima capacità di concentrazione, la cosa più importante della giornata.

#3 Fare il doppio, nella metà del tempo, e con meno fatica

Questa sembra una sparata da “para guru”. Ma come ben sai, se mi segui da un po’, sono una persona piuttosto concreta che non ama creare aspettative inutili.

E questa non lo è.

C’è un solo modo per ottenere ciò che ti ho promesso: lavorare nelle condizioni migliori, al top della tua concentrazione, fino a raggiungere lo stato di flow. In sostanza, dovresti abbracciare la filosofia del Deep Work. Se vuoi approfondire segui i link, ma questo post non è un trattato scientifico, è un sunto dei tre passaggi fondamentali per una efficace pianificazione della giornata.

Di cosa si tratta? Hai preso il MIT, il post più importante che hai. Se è così importante, è facile che sia un post anche complesso (di solito – almeno per me – è anche quello che mi piace di meno fare). Ora, motivandoti con il fatto che, una volta concluso quello, tutta la tua giornata sarà in discesa, inizia a lavorarci sopra con convinzione.

Dedico a questa prima sessione di deep work sempre un’ora e mezza. E faccio in modo di affrontare tasks che teoricamente non richiedano più di due ore per essere fatti (Se sono più grandi li spezzo in parti più piccole). Pianificata la sessione, anche se parliamo di un’attività di oltre due ore, riesco comunque a smarcarla.

Inizia a costruire un’attitudine produttiva:

  1. Prendi altri 4 post-it importanti dalla INBOX e trasferiscili nella giornata odierna.
  2. Metti il post più importante in alto, esattamente sotto al MIT e gli altri a seguire, in ordine di priorità;
  3. Inizia a smarcare i task, uno alla volta, mettendoti nelle condizioni di lavorare senza distrazione, e applicando al lavoro la massima concentrazione possibile.
  4. Dopo ogni task prenditi 5 minuti per non fare deliberatamente nulla 🙂 due passi per sgranchirti le gambe andranno benissimo

Osserva questo esempio:

  • 08:30-10:00
  • 10:30-12:00
  • 16:00-17:30

Queste sono le mie sessioni di deep work giornaliere. Dalle 08:00 alle 08:30 di solito entro al lavoro e mi pianifico la giornata.

Per completezza di informazioni, la mia morning routine parte alle 06:00, ma non è un problema e non devi per forza seguire ciò che faccio io. Anzi, la realtà è il contrario. Sai perché spesso i metodi di produttività non funzionano? Perché ti costringono in gabbie troppo strette, dove alla fine rischi di perdere più tempo per controllare il sistema, anziché fare.

Ed è prorpio questo pensiero che mi porta alle conclusioni.

Conclusioni: crea un metodo che funzioni per te

Mi rendo conto di aver scritto un articolo un filo feroce. Purtroppo, se nessuno ci dice mai le cose come stanno, continuiamo a fare gli stessi errori, e a rimanere sulla strada dei lamenti: non ho tempo, non posso fare tutto, ho troppe cose da fare, etc. Così, la Inbox diventa una lista senza fine, perdiamo motivazione e l’unica cosa che ci viene in mente sono scuse per procrastinare ulteriormente.

Se sei a questi livelli, devi deciderti: intervieni. Spezza la catena e riparti dalla pianificazione giornaliera: è la base per riprendere il controllo.

Non tutto è importante. Non tutto è urgente. Non completare le cose importanti, le trasforma in urgenti, e ogni attività urgente ti mette addosso pressione e stress, con la conseguenza di diminuire la tua concentrazione e il tuo focus. Senza focus, senza “forza mentale” (perché quello sono focus e concentrazione) non possiamo affrontare nessun task con la giusta efficacia. 

Gestire meglio la produttività personale, pianificare meglio le tue giornate, ti renderà diverso e in ogni caso migliore.

Sono conoscenze che rappresentano valore puro per la tua persona, ancor prima che per il tuo lavoro. Pianificare la giornata seguendo questi consigli ti svolterà la vita. Gestire il tempo con efficacia è sicuramente l’abilità più importante che puoi sviluppare, poiché, se ti guardi attorno, vedrai davvero persone lavorare 10 ore quando tranquillamente potrebbero fare quello che fanno in 5.

Il Deep Work ti rende efficace, veloce, e permette di fare i lavori (quando raggiungi il flow) con una velocità e qualità disarmanti.

Se ti sembra che stia esagerando, tutto quello che ho detto, oltre a essere frutto di miei studi decennali e dei risultati raggiunti in ogni ambito della mia vita, è sostenuto da una miriade di studi scientifici.

Metodi, applicazioni pratiche, atteggiamenti mentali, il mondo della produttività personale è infinito e ricco di fascino, pertanto voglio offrirti un’opportunità unica per iniziare a esplorarlo e farlo tuo, con tutti i riferimenti approfonditi e le curiosità, che sono tantissime.

Dai rituali di inizio giornata, alla programmazione della giornata lavorativa. Dalla pianificazione degli obiettivi con metodi innovativi, alla creazione di un sistema per raggiungerli. Dai diversi metodi per scegliere le attività più importanti a quelli per prioritizzare le attività giornaliere.

Ti lascio addirittura la scelta dell’investimento che vuoi fare. Dimmi quello che vale per te tutto questo, e io mi comporterò di conseguenza, aggiornando, aggiungendo, approfondendo ogni aspetto di questo mondo incredibile della produttività personale.

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