Lavoro di gruppo: 4 strumenti di comunicazione per renderlo straordinario

Quando si parla di lavoro di gruppo, la comunicazione diventa un aspetto cruciale.

Pensare di gestire un team attraverso le mail non ha senso. Flussi infiniti di messaggi che fanno perdere tempo e creano confusione ed errori, ti riconosci? Eppure è questa la triste realtà in cui sono ancora confinate molte delle nostre aziende.

È impossibile pensare all’efficienza basando il lavoro di gruppo su strumenti quali email o skype. Semplicemente non sono nati per quello scopo.

Il lavoro di gruppo ha bisogno di ben altro: comunicazione snella, condivisione dello stato, discussioni contestualizzate agli argomenti, sempre disponibili e arricchite di file e contenuti di qualsiasi natura e provenienza. Questo è straordinario.

Vediamo i migliori strumenti di comunicazione esistenti dedicati al lavoro di gruppo e alla gestione del team.

Cosa serve per un lavoro di gruppo efficace?

Le esigenze per un lavoro di gruppo efficace ruotano tutte attorno al sistema di comunicazione: deve essere efficiente perchè ciascuno sappia sempre cosa succede senza la necessità di continue riunioni di avanzamento dei progetti, deve inoltre essere trasparente, per tenere alta la motivazione e garantire che chiunque – all’interno del team – possa rendersi conto di cosa accade e partecipare alla discussione per offrire il proprio contributo.

La sicurezza? Deve essere garantita dal sistema, non può essere un problema del team.

Immagina un posto in cui, appena entrato, tu possa vedere queste informazioni:

1. Chi è presente;
2. Chi sta lavorando / a cosa;
3. Le ultime discussioni sullo stato di avanzamento di ogni singolo progetto in cui sei coinvolto;
4. Per ogni progetto, tutti i documenti attualmente redatti, le informazioni derivate dalle ricerche e qualsiasi contenuto a supporto;

Ti basta? Finita l’epoca in cui devi saltare tra centinaia di mail solo per riprendere il filo del discorso, finita la frustrazione di andare a cercare il documento di presentazione senza essere certo che sia l’ultima versione o quella realmente presentata. Insomma un altro mondo, d’altra parte parliamo di lavoro di gruppo, di Team, non di persone disperate e disperse nel marasma di sistemi inadeguati, confusionari e non orientati al risultato.

Il muro di testo, il dramma del lavoro di gruppo.

Mail, Skype, WhatsApp… Strumenti semplici, immediati, di indubbio valore.

L’obiettivo è il lavoro di gruppo? E il lavoro di gruppo non è forse comunicare in modo che tutti sappiano sempre cosa fare senza perdere tempo? Allora credimi: quegli strumenti non possono funzionare.

Vuoi qualche esempio?

• Non puoi separare le conversazioni in argomenti;
• Quando discuti di mille argomenti con persone diverse solitamente ottieni soltanto impressionanti muri di testo;
• Non hanno sistemi di ricerca sufficientemente potenti;
• Creano confusione ed errori;
• Le discussioni sono difficilmente contestualizzabili;

E soprattutto la contestualizzazione è dove falliscono molti strumenti di comunicazione. E’ fondamentale: devi sapere in ogni momento di cosa stai parlando, devi riuscire e trovare le discussioni vecchie, devi avere il controllo. Altrimenti il lavoro di gruppo diventa un lavoro in solitaria passato a separare, ripulire e contestualizzare righe e righe di chat.

Un lavoro già fatto che diventa doppio e – tanto per cambiare – ti fa perdere tempo.

Non so te, ma io il mio tempo preferisco usarlo per fare una bella passeggiata in riva al mare, piuttosto che copiare e incollare pezzi di chat per redigere uno stato di avanzamento.

Così, nel tempo, mi sono studiato decine di piattaforme alternative per capire quale potesse essere la migliore app di comunicazione dedicata al lavoro di gruppo e alla gestione di piccoli team di persone. Ecco i risultati della mia ricerca

Tre tipologie di strumenti di comunicazione

Ho individuato tre categorie di strumenti di comunicazione.

1. Quelli estremamente strutturati, che permettono di gestire progetti, comunicazione, stati di avanzamento, statistiche e qualsiasi altra cosa possa venirti in mente;
2. Quelli che permettono semplicemente di comunicare in modo contestualizzato e strutturato;
3. Quelli che fanno della velocità e rapidità di comunicazione il loro punto di forza.

Ripeto: non prendo in considerazione i sistemi di chat normale, vedi Skype, hangout, whatsapp e compagnia bella: destrutturati, incasinati e soprattutto impossibili da contestualizzare, con sistemi di ricerche poco utili per muoversi tra muri di testo devastanti.

Il primo livello è quello che, a lungo andare, mi sono reso conto essere il meno adatto ai miei scopi da freelance: i gestori di progetti online. Non che abbiano problemi particolari, è solo che sono talmente strutturati che li ritengo adatti al lavoro di gruppo solo in presenza di team molto numerosi. Non è il mio caso, io collaboro con tantissime persone, ma in modo diversificato e discontinuo, quindi mi servono ambienti più snelli, semplici da utilizzare e dai risultati immediati.

A ogni modo, se volessi provare sistemi di gestione progetti per gruppi di lavoro ti segnalo FreedCamp e Trello, entrambi gratuiti. Per ora sono solo segnalazioni, sicuramente tornerò su questi argomenti con post specifici.

La soluzione: chat dedicate al lavoro di gruppo e alla comunicazione del team.

Ciò di cui avevo bisogno era separare le comunicazioni e dedicarle ciascuna al proprio ambito: serviva una struttura che manca agli strumenti più semplici.

Fortunatamente esistono delle chat che nascono proprio per suddividere le discussioni in argomenti. Con queste applicazioni puoi creare diversi gruppi dove invitare le persone che vuoi, e all’interno del gruppo creare delle stanze, o canali, che puoi vedere come sale riunioni dove incontrarsi e discutere di argomenti specifici.

Sono tutte simili e tutte diverse: interfaccia, esperienza d’uso, rapidità, mobile App. Il consiglio è di provarle tutte, intanto che ne dici di un tweet prima di cominciare?

1. HipChat

HipChat è un prodotto della Atlassian, un’azienda che produce software dedicati alla pianificazione, collaborazione e gestione di progetti e team. E’ una chat molto diffusa ed è una di quelle che oltre ad avere un piano gratuito offre a soli 2 euro a persona al mese anche la possibilità di condivisione dello schermo.

Come si può notare dalla foto, è possibile impostare diverse rooms (stanze) dove poter contestualizzare le discussioni. Sono presenti integrazioni di ogni tipo e il feeling è molto easy. Si inizia subito ad utilizzarla, semplice e chiara. E’ un ottimo strumento per impostare un lavoro di gruppo snello ed efficace.

Pro

• Interfaccia molto immediata e razionale;
• Piano gratuito;
• Piano a pagamento con ottimo rapporto prezzo / prestazioni (La condivisione schermo può essere utilissima per il lavoro di gruppo);
• Integrazioni;

Contro

• Il software è un pochino instabile, la connessione si perde e mi è capitato che due frasi di un messaggio venissero scambiate: prima la seconda e poi la prima. Peccato, è comunque da tenere d’occhio;
• Gestisce un solo team alla volta;

2. Slack

Similmente a HipChat, Slack è una piattaforma di messaggistica tra team. Utilissima al lavoro di gruppo, in Slack il centro focale sono i canali, punto ideale in cui contestualizzare le diverse discussioni.

Messaggistica istantanea, canali, una ricerca davvero potente e un mare di integrazioni possibili. Ti serve la condivisione dello schermo? No problem: puoi integrare la piattaforma apposita ed aggiungere esattamente quella funzionalità.

Diversamente da hipChat è un pochino più complessa (ha molte più opzioni e offre un livello di personalizzazione molto più elevato) ma offre un’interfaccia moderna e colorata che la rende divertente e piacevole da usare. Da notare il fatto che Slack è al momento l’applicazione con il più alto tasso di crescita utenti sul mercato.

Pro

• Interfaccia rapida e funzionale;
• Bot programmabile;
• Piano gratuito;
• Quantità di integrazioni disponibili;
• App native disponibili per ogni sistema e device;
• Molto diffusa e utilizzata;
• Possibilità di gestire gruppi di lavoro multipli (multi team).

Contro

• Ha un minimo di curva di apprendimento per poterla utilizzare in ogni suo aspetto;
• Agli inizi è “rumorosa” a livello di notifiche, occorre personalizzarle al meglio per renderla efficace.

I problemi, sia con HipChat che con Slack sono direttamente proporzionali al numero di utenti presenti nel team: con centinaia di persone è davvero complesso seguire tutte le discussioni e le notifiche sono praticamente sempre accese, il che crea un rumore di fondo difficile da controllare.

3. FlowDock

Con FlowDock passiamo ad un livello di comunicazione per il lavoro di gruppo più strutturato. In questo caso l’interfaccia pone l’accento sulle singole discussioni, alle quali si può partecipare in una sorta di botta e risposta.

Questo semplifica notevolmente la loro contestualizzazione, perchè è come avere due livelli di struttura: le stanze (similmente alle altre chat) e le discussioni vere e proprie sul singolo argomento. Peccato che per rispondere al singolo topic sia necessario “aprirlo”, una sorta di passaggio in più che a lungo andare diventa ripetitivo e scomodo.

A mio modo di vedere la scelta di raggruppare le discussioni per argomento è molto interessante. Un po’ meno le integrazioni con le altre app, che spostate sulla colonna di destra rendono il tutto un po’ confuso.

Pro

• Piano gratuito (per un team di massimo 5 persone);
• Integrazioni;
• Discussioni raggruppate per argomento e semplici da utilizzare;

Contro

• L’interfaccia dedicata alle integrazioni è funzionale ma rende confuso il tutto;
• Qualche click di troppo non sempre necessario;

4. Unison

Unison crea un ulteriore livello di completezza a livello di contestualizzazione: ogni discussione è separata dalle altre. Diversamente da flowDock (per certi aspetti simile) ogni discussione è un vero e proprio topic e tutte le risposte date a quell’argomento sono separate dal resto ed ha una sua finestra per l’immissione del messaggio.

La chat diretta con le altre persone del gruppo è invece meno evidente e decontestualizzata, molto simile ad un google hangout (la finestra è piccola e poco visibile per un sistema di chat dedicato, a mio modo di vedere)

L’interfaccia è rigida rispetto alle altre chat, prima di iniziare una discussione in una stanza devi infatti creare un topic, ovvero un argomento, e poi iniziare a commentare direttamente nella finestra. Provala rispetto a Slack e capirai immediatamente cosa intendo. D’altra parte, il fatto che ogni discussione sia così focalizzata rende la comunicazione di gruppo sicuramente più granulare e precisa. Probabilmente indicato per team mediamente numerosi.

Pro

• Piano gratuito;
• Video Conferenza;
• Discussioni raggruppate per argomento, separate dal resto, perfettamente contestualizzate;

Contro

• Nessuna integrazione esterna;
• La chat diretta è un po’ piccola e l’interfaccia sembra un po’ rigida.

Conclusioni: come gestire il lavoro di gruppo?

Per quanto mi riguarda, gestisco il mio lavoro con due categorie di strumenti: le chat per le collaborazioni e il lavoro di gruppo e software per la gestione delle attività, di cui ti parlerò nei prossimi post.

Per quanto riguarda il sistema di chat, nel caso di comunicazioni sporadiche e molto veloci rimango ancorato a Skype e Whatsapp (sono ancora quelli più utilizzati dalle persone comuni) mentre per livelli di collaborazione più stretta ho scelto Slack (l’app e i livelli di integrazione offerti sono davvero notevoli). Mi piace molto anche HipChat, tuttavia Slack è maggiormente diffuso. Inoltre il livello eccelso delle integrazioni e la possibilità di gestire in contemporanea tutti i team su cui sono presente (al momento sono 3) me l’ha fatta preferire.

Un consiglio: per farti un’idea della miriade di possibilità offerte dalle integrazioni di Slack dai un’occhiata al loro blog!

E tu? Hai mai usato queste chat per il lavoro di gruppo? Come ti trovi? Conosci qualche altro strumento di questo genere e vuoi segnalarlo? I commenti sono aperti. Se credi che questo articolo possa servire a qualcuno che conosci ti chiedo semplicemente di condividerlo.