Google Documenti: Scrivere e collaborare ai massimi livelli

Google Documenti è uno degli strumenti che Google ci mette a disposizione come alternativa gratuita a Microsoft Word.

Non è certo l’unico, come saprai, tuttavia nessuno presenta contemporaneamente tutte possibilità offerte da Google Documenti. Vuoi gestire i tuoi documenti ad un altro livello? Google Documenti è sempre disponibile su qualsiasi dispositivo, perché è in cloud, e offre strumenti che gli altri – gratuitamente – non ti offrono nemmeno nei sogni.

Quali sono? Come funzionano? Vediamolo assieme

Google Drive: tutto il tuo lavoro nel cloud.

Documenti di ogni tipo, cartelle per organizzare il lavoro, ricerche a qualsiasi livello, tracciamento delle attività svolte da te o dai collaboratori. Google Drive può essere il centro nevralgico di tutto il tuo lavoro.

Io ci tengo di tutto: dai preventivi alle fatture, dai miei libri ai documenti di progetto, alle idee su cui lavoro con amici e collaboratori. Inizio un documento sull’iphone, lo concludo quando sono a casa davanti al Mac, e magari aggiungo un dettaglio che mi è venuto in mente guardando la televisione, ipad, 1 minuto, e l’idea non sfuggirà.

Quando vado da un cliente non devo ricordarmi di passare il preventivo tra il computer e il portatile. Non devo preoccuparmi della sincronizzazione. E nemmeno voglio preoccuparmi della connessione, siamo a fine 2015, in un modo o nell’altro una connessione di rete si trova.

Il mio approccio potrebbe non piacerti, tuttavia il punto non è questo, il punto è che: è innegabile che sia efficiente.

La cosa più preziosa che hai, quando vuoi lavorare da casa, quando sei un freelance, e quando vuoi impostare la tua vita per non perderti nulla, è il tempo. Il tempo è la tua risorsa più preziosa. Ecco perché utilizzo le To Do List per organizzare il mio lavoro e stressarmi di meno, ed ecco perché utilizzo il cloud per essere più efficiente e non ripetere lavori inutili mille volte.

Google Documenti: vogliamo collaborare?

Quante volte ti sarà capitato di voler scrivere un documento a più mani? La scrittura collettiva, di cui ti invito a leggere l’articolo, è da sempre un sogno di molti.

Con Google Documenti puoi scrivere qualsiasi documento in modo collaborativo, ora, subito, e funziona benissimo.

Immagina di vedere il documento con due cursori che si muovono nella stessa schermata: da una parte tu che scrivi mentre – contemporaneamente – altre lettere compaio sotto al cursore del tuo collaboratore.

Quanto è pratico tutto questo? Quanti possibili scenari per rendere il tuo lavoro di gruppo ancora più efficiente?

Eccoti uno esempio: nell’ultimo corso che ho scritto “come scrivere email efficienti” io scrivevo paragrafi mentre Daniele mi aiutava con l’editing, il tutto contemporaneamente, mentre a fianco chattavamo in hangout. Lui scriveva parti dei capitoli io esempi. In un weekend siamo riusciti a scrivere decine di pagine assieme, pronte, discusse e rifinite.

Ti ricordi come funzionava una volta? (Spero che per te non sia ancora così)

“Ho scritto la relazione, me la guardate un attimo e mi mandate le modifiche e i suggerimenti?”. La prima mail partiva quasi sempre con queste parole. Con tre collaboratori avresti ricevuto tre mail di risposta con altrettanti documenti. Avresti dovuto leggerli tutti, prendere le modifiche e applicarle al documento master, e ricominciare tutto il giro nel caso di dubbi o ulteriori modifiche.

Quanto tempo richiede tutto questo?

Ora con Google Documenti apri il file, scrivi e lo condividi alle stesse 3 persone, che possono accedervi con qualsiasi dispositivo e in qualsiasi posto si trovino, proporre suggerimenti che tu vedrai evidenziati in colori diversi e – se vuoi – in tempo reale. Accettare i suggerimenti richiede un singolo click e tutto è notificato da mail automatiche inviate dal sistema (opzionali).

La differenza tra Google Documenti e i sistemi Office tradizionali è abissale.

Devi scrivere un libro e vuoi collaborare con la tua Editor? Quale strumento meglio di Google Documenti? Quanto tempo risparmierai?

Come funzionano gli strumenti di collaborazione di Google Documenti?

Gli strumenti principali di collaborazione sono 2: commenti e suggerimenti. Entrambi contestualizzabili a parti specifiche del testo.

Commentare il testo

Per fare un commento procedi così:

1. Evidenzia il blocco di testo che vuoi commentare;
2. Clicca sull’icona del commento (o usa le scorciatoie da tastiera, su Mac è CMD+ALT+M). Google Documenti evidenzierà il testo e il tuo avatar comparirà sul fumetto a fianco;
3. Scrivi il tuo commento.

A questo punto chiunque abbia accesso al documento potrà vedere il commento e, volendo, risolverlo semplicemente cliccando sul tasto “Risolvi”. Utile per iniziare una discussione, evidenziare sezioni particolari o ricordare di aggiungere o modificare passaggi.

La chiarezza della grafica aiuta tantissimo, un minimo di pratica e tutto diventa facilissimo.

Collaborare attraverso i suggerimenti

I suggerimenti sono la parte che preferisco e una delle feature che rendono Google Documenti il mio strumento di scrittura preferito per il lavoro.

Quando collabori con una o più persone sullo stesso documento, è possibile lavorare in due modalità: modifica diretta, in cui chiunque può modificare qualsiasi parte del documento, o suggerisci modifiche, dove ogni volta che fai una modifica il testo originale viene barrato, il nuovo testo è evidenziato e la modifica deve essere “accettata” da uno degli amministratori del documento stesso.

Un esempio creo possa chiarirti meglio cosa intendo

Lavorare in questo modo è uno spettacolo. Tutto diventa facile e veloce e collaborare prende una dimensione nuova rispetto al passato.

Altre funzionalità di Google Documenti

Come se non bastasse, ci sono ulteriori funzionalità davvero interessanti in Google Documenti. Su tutte:

• Compatibile con Microsoft Word;
• Possibilità di esportare in formato PDF;
• Possibilità di dettare il documento attraverso la voce (anche in Italiano!);
• Gestione degli Stili (se vuoi approfondire ti rimando a Cosa sono e come usare gli stili, è riferito a Word ma i concetti sono identici).

Chiaramente sono presenti tutte le funzionalità che ti puoi aspettare da un software di scrittura.

Considerazioni generali sul Cloud.

Non ti fidi di Google? Pensi che sia peggio di DropBox o di qualsiasi altro servizio di condivisione file? Ti consiglio di cambiare idea.

Il cloud è il futuro, l’unica strada possibile e percorribile. Proseguire sulla strada del “non mi fido, non lascio i miei documenti sulla nuvola”, è una scelta che non paga.

Costi di tenuta, costi di backup, costi legati ai tempi di sincronizzazione: gestire i documenti in locale non ha quasi più senso.

Chiaro, parlo per me, sono una Partita IVA normale, ho ben poco da nascondere e preferisco essere efficiente che farmi mille paranoie inutili. La sicurezza è una chimera, e troppo spesso comportamenti stupidi vengono confusi per mancanza di sicurezza dei sistemi.

Non voglio addentrarmi in un dibattito simile, ti dico solo che preferisco prendere la strada più comoda per me (quella che mi rende più efficiente), perché sul tempo baso i miei guadagni, e Google Documenti è forse lo strumento che me ne fa risparmiare di più.

Se pensi che questo documento possa essere utile a qualcuno che conosci, ti chiedo di condividerlo. Grazie per il tuo tempo e buon proseguimento!