Come scrivere una mail

Capire come scrivere una mail efficace oggi può fare la differenza nella tua comunicazione, a qualsiasi livello.

Devi spiegare il tuo punto di vista al tuo capo? Vuoi comunicare con colleghi e farti ascoltare senza apparire ridicolo, pesante o peggio ancora pedante? Bene, capire come scrivere una mail ti metterà in una situazione di indubbio vantaggio.

Vediamo come fare, o meglio, scopriamo soprattutto cosa evitare.

Scrivere mail efficaci significa ispirare fiducia e rispetto

Ogni giorno, nella tua attività o impresa, innumerevoli mail vanno perse, ignorate o fraintese. Altre innescano lo “scarica barile”: vengono inoltrate a collaboratori, colleghi, superiori, fornitori, clienti. Ognuno prova a scaricare la responsabilità sugli altri senza curarsi di privacy, riservatezza e rispetto.

A causa di questo approccio, i costi in perdite di tempo, malumori e difficoltà nel creare risultati lievitano paurosamente. Quante opportunità ti sei perso per non essere riuscito a spiegarti? E quante volte hai dovuto scrivere e mail, e poi riscriverle, solo per provare a spiegarti meglio?

Ecco cosa ci serve: un metodo per impostare una mail chiara, capace di ispirare fiducia e ottenere risposte. E 3 concetti da tener bene a mente:

Scrivere email richiede tempo

Per quasi 20 anni, ho lavorato come manager ICT in grosse imprese italiane, a contatto con imprenditori, dirigenti e impiegati di ogni reparto. La mail era (ed è ancora) il mezzo di comunicazione più importante e usato – direi abusato – ancor più del telefono. E credimi: tutti sanno scrivere email confuse, irritanti e – per questo – inutili.

Molti miei collaboratori, clienti, fornitori mi scrivevano mail in modo distratto, magari in “corsa” e quindi senza curarle troppo. Punteggiature inesistenti, frasi spezzate o senza alcuna logica, confuse come il loro pensiero frettoloso.

Il problema è che se tu non hai (o non dedichi) tempo per scrivere una mail chiara, non puoi pretendere che io capisca cosa passi per la tua testa. Semplicemente la ignorerò o ti chiederò di riscriverla.

Scrivere email formali richiede rispetto

E che dire quando una mail non solo non veniva capita, ma veniva rilanciata “a caso” a destinatari interni ed esterni all’azienda? Il solito furbetto, che con due parole, e qualche personaggio importante in copia, pensava di poter mostrare di aver posto attenzione al problema, ma che non era “di sua competenza”.

Immagino tu ne abbia conosciuti tanti: veri geni della comunicazione scritta.

Se non hai rispetto per gli altri, la loro fiducia nei tuoi confronti si spezzerà. Scrivere email provocatorie, che insinuano colpe o responsabilità non chiare ti isolerà da tutti: colleghi, sottoposti o ancora peggio clienti e fornitori.

In questo modo non riuscirai mai ad avere risposte coinvolgenti e dirette.

Scrivere email richiede precisione

Altre situazioni assurde capitavano quando l’oggetto della mail, eternamente incompreso nella sua importanza, non seguiva alcuna regola. Cose del tipo:

“Ti ricordi questo?”;
“Ma perché non rispondi?”

Immagina: giorni dopo, settimane dopo, per ritrovare quella mail non c’erano più punti di riferimento e si perdevano ore di lavoro. Dulcis in fundo, mi arrivavano mail (e mi arrivano ancor oggi) dall’aspetto per niente professionale: muri di testo scritto, una firma incompleta, immagini inserite in malo modo, punteggiatura inutile, mancanza del marchio aziendale, ecc.

Ma davvero pensi che scrivere email di questo tipo possa portarti a una qualche risposta interessante? 

Ti sei mai chiesto quanto impatti sulla tua comunicazione scrivere email di questo tipo? Quando dall’altra parte un fornitore riceve email scritte in modo così scialbo credi sia felice di gestire al meglio la tua richiesta? 

Le email sono morte? Ah! Mi piacerebbe sapere dove le prendono certe battute: sono esilaranti!

GIOVANNI RONCI

Alcuni numeri impressionanti sulle email

Si stima che attualmente nel mondo ci siano circa 4 miliardi e mezzo di account email attivi, di cui il 60% legge email quasi esclusivamente su device mobili. Addirittura TechCrunch riporta che il 75% degli oltre 900 milioni di account di gmail leggerebbe la mail esclusivamente su smartphone.

Questi dati sono destinati ad aumentare e nemmeno poco, con previsioni in rialzo costante almeno per i prossimi 5 anni. Evidentemente chi dice che le email siano un sistema di comunicazione morto mente sapendo di mentire.

Il connubio email – telefonino diventa il primo elemento da tenere in considerazione.

Prima di mettermi in proprio ho trascorso 16 anni come manager in una azienda di 800 persone e posso dirti che la stragrande maggioranza delle persone non sa proprio come scrivere una mail. Spesso questo canale viene usato come una chat, o ancora peggio per scatenare polemiche e creare dissapori. Fermarsi a questo livello significa perdere opportunità a non finire.

Purtroppo centinaia di mail giornaliere, fin troppo ripetute, dai contenuti spesso inutili o sensazionalistici oltre ogni misura, rendono tutto il sistema delle mail quantomeno “sospetto” agli occhi di utenti che pur continuando ad usarlo non hanno rimorsi nel saltare a piedi pari interi blocchi di messaggi.  E questo comportamento viene deciso in pochissimi secondi, nel 75% dei casi semplicemente leggendo le prime 3-4 parole dell’oggetto.

Il secondo elemento da considerare è quindi l’efficacia dell’oggetto della mail (Ritieni ancora che non sia importante?)

Quanto vale per te, già ora, capire come impostare una mail efficace?

Scrivere email formali e chiare: da dove partire

Intanto, cerchiamo di capire l’obiettivo principe nella scrittura di una mail:

Scrivere mail formali e chiare significa fare in modo che il tuo messaggio arrivi e venga compreso dal tuo destinatario, così che possa risponderti fornendo il proprio contributo o punto di vista.

Vuoi chiedere via mail al tuo capo, se puoi comprare un nuovo strumento? Inizia dall’oggetto, fatti capire, informa senza giri di parole: preciso e conciso.

Solo così otterrai attenzione, solo così la tua comunicazione lascerà il segno e solo così otterrai una risposta.

Diventa amico dei lettori di mail

Hai presente i programmi di mail? Outlook, Gmail, le varie app su telefoni e tablet. Tutti mostrano la data, il mittente, il destinatario e almeno l’oggetto della mail stessa. Leggeresti un mail proveniente da un certo “info” o una cosa tipo “xyz” o comunque una sigla incomprensibile?

Se vuoi scrivere email che vengano lette, fai in modo che il tuo client di posta sia configurato bene e che rifletta esattamente chi sei e cosa fai. Metà del risultato è già raggiunto e tutto sarà più semplice.

Non usare nomignoli, non aggiungere il ruolo o considerazioni varie dentro all’indirizzo email, lascia semplici le cose semplici.

Se vuoi scrivere una mail efficace, parti dall’oggetto

Scrivi email con oggetti diretti e semplici. L’oggetto è la prima cosa che leggiamo quando apriamo il clienti di posta. È fondamentale scrivere un oggetto informativo, preciso e magari persuasivo. Un oggetto efficace fa in modo che il destinatario apra l’email, uno scialbo non si farà nemmeno notare e sarà dimenticato o addirittura marcato come spam.

Non credo sia questo tu voglia.

Eccoti qualche esempio di oggetti ben fatti:

  • Riepilogo progetto per la nuova tratta internet
  • Venerdì 12 Marzo: serata di degustazione Franciacorta
  • Le informazioni su Smart Pen LiveScribe che mi hai chiesto
  • Il preventivo sul nuovo sito web “comunicazionechiara.it”

Oggetti di questo genere permettono di essere memorizzati e soprattutto ritrovati in modo veloce. Proviamo con oggetti generici:

  • Weekend
  • Appuntamento

L’oggetto della mail è sicuramente la prima cosa, e forse l’ultima, che il destinatario vedrà quando aprirà il suo client di posta. Rifletti: centinaia di mail nella tua casella di posta: come potrai mai ritrovare una serata sul Franciacorta se chi ti ha inviato il messaggio non lo ha nemmeno menzionato?

Gli ultimi esempi non dicono, non comunicano, soprattutto non esplicitano. Ancora peggio sarebbe un oggetto vuoto, destinato a lasciare la mail tra le tante dimenticate.

Ora spostiamo l’attenzione e facciamo un minimo di approfondimento anche sugli errori e orrori che spesso vedo in chi non sa scrivere e-mail.

Scrivere una mail
Pronto a vedere tutti gli errori (orrori) più comuni di chi scrive emal?

Come scrivere una email senza errori

Una mail è uno strumento di comunicazione molto potente e – come abbiamo visto – molto abusato. Per questo motivo ci sono alcune linee guida che dovrebbero essere tenute in considerazione.

Quali sono dunque gli errori (veramente li chiamerei orrori) più comuni, che portano le nostre mail ad essere ignorate, o a finire nella casella di spam. Nel ho scelti 5, tutti piuttosto gravi.

#1 Scrivere una mail senza oggetto

Lo abbiamo appena visto: una mail senza oggetto è facile che non venga nemmeno aperta. D’altra parte è praticamente l’unica porte visibile (oltre al nome del mittente) che viene vista in prima istanza. Come puoi pensare che qualcuno si interessi a un contenuto senza nemmeno avere idea di cosa sia? Ma veramente credi che una persona che riceve 150 mail al giorno di media possa lontanamente essere catturata da email senza oggetto?

E come puoi pensare che, eventualmente dovesse aprirla, poi se la possa ricordare, se tu non ci hai messo nemmeno il minimo impegno per riassumerne il contenuto?

Una mail senza oggetto sembra un errore, un invio frettoloso. E lo è: un ottimo modo per fare una figura orrenda. Te lo immagini in una mail formale? Da evitare a tutti i costi.

#2 Mai scrivere una mail con immagini gigantesche o fuori luogo

Non so se hai letto più in alto, ma la stragrande maggioranza delle persone legge mail direttamente sullo smartphone. Se vuoi capire come scrivere email efficaci devi tenerne conto.

Normalmente gli smartphone “riducono le immagini” per farle stare all’interno del piccolo schermo, ma non lo fanno riducendone la dimensione. Lo fanno riducendo al momento la risoluzione.

In altre parole prima scaricano tutta l’immagine, poi la riducono per poterla visualizzare.

Usa un’immagine gigante e la dimensione finale della mail sarà così enorme che per poterla scaricare ci vorranno minuti. Credi che gli altri abbiano tutto questo tempo da buttare? E soprattutto credi siano contenti che tu gli stia prosciugando il traffico a loro disposizione?

#3 Mai scrivere una mail tutta in maiuscolo

Scrivere in maiuscolo equivale, secondo il galateo della rete, ad URLARE all’altra persona.

Vuoi scrivere una mail colloquiale? Beh, evita il maiuscolo perché verrai percepito in modo fastidioso.

Stai scrivendo una mail formale? Il tuo interlocutore che magari ne sa qualcosa di comunicazione, capirà che il tuo livello di conoscenze, rispetto e stile sono pessimi.

Mi fermo qui, credo sia sufficiente.

#4 Mai scrivere una mail contenente parole tipiche dello spam

Vendita, offerta, o anche: gratis, compra, acquista, sono tutte parole che hanno un “peso” per i sistemi anti-spam. 

Sai come funziona in pratica un sistema anti spam? Pesa la tua mail e gli attribuisce dei punteggi in base a quello che riesce a capire. Ci sono link esterni? Conteggia dei punti. Ci sono banner pubblicitari? Altri punti. Ci sono parole tipiche dello spam? Altri punti ancora. Arrivati ad una certa soglia i programmi di gestione delle email le catalogano come “spam”.

Se vuoi capire come scrivere email che arrivino a destinazione questi concetti li devi conoscere. Ecco perchè una mail super pulita è sempre preferibile a mail con immagini, troppi link, script, etc.

#5 Quando scrivi email formali, evita battute, modi di dire e ironia

Fare ironia a volte non paga. Quando parli con una persona, tutti i sensi sono coinvolti nella comunicazione, e la parte verbale (ovvero la voce) è quella “meno influente” per far passare il messaggio. Molto più importanti sono la comunicazione paraverbale, la postura, e comunque il contesto.

In una mail, dove l’unico senso allertato è la vista, è facile prendere fischi per fiaschi.

Ironia, battute etc potrebbero essere confuse, generare incomprensioni o addirittura offese. Lascia perdere, quando comunichi, a meno che non stai scrivendo a un tuo carissimo amico su un argomento che si presta a battute e libero divertimento, cerca di essere essenziale, pulito, e vai sempre dritto al punto.

Soprattutto se hai la necessità di scrivere email formali, sii chiaro e scegli ogni parola con cura.

Scrivere email sbagliate rovina la tua immagine e quella della tua azienda

È come se ti presentassi con una camicia sgualcita, le scarpe rotte e i pantaloni sporchi davanti a un cliente. L’abito fa il monaco, altro che. E sai che faccia fa chi riceve email di questo tipo?

scrivere email
Quanto è brutto ricevere email completamente fuori luogo e fuori contesto?

Credimi: l’immagine che arriva (capace di creare un’immediata percezione di te) è proprio quella che il tuo contenuto mostra, in ogni dettaglio: orribile.

Oltre a ciò un altro pericolo è il restare “anonimo”: senza un look professionale che ti distingua e permetta di emergere, verrai “confuso” con altre persone o aziende (magari anche di un livello più basso del tuo). Non crei un’identità che ti mette in condizione di massimizzare la percezione dei valori aggiunti che offri.

Scrivere email incomprensibili per “far lavorare gli altri” o per “farli lavorare due volte” (perché il messaggio è confuso e crea problemi) ti aiuterà solo a essere sgradevole. Scrivere email senza curarle è dunque il modo peggiore che hai per:

  • Presentare te stesso e l’oggetto sul quale chiedi di porre attenzione;
  • Invogliare il destinatario a prendere seriamente a cuore ciò che scrivi;
  • Ottenere un risultato dalla tua comunicazione (chi la riceve capisce e fa ciò che gli chiedi).

Certi dettagli fanno la differenza e non appena lo capirai, avrai capito come scrivere email capaci di lasciare il segno e ottenere risposte.

Come scrivere email chiare per ottenere risposte

Schematizzando, quando scriviamo una mail dobbiamo avere in mente 3 cose:

  1. il messaggio che vogliamo comunicare;
  2. il destinatario a cui ci vogliamo rivolgere;
  3. la chiamata all’azione che vorremmo scatenare.

La mancanza di una di queste componenti genera sempre una comunicazione dubbia, fuorviante e priva di efficacia.

Da tenere sempre presente il tono su cui si vuole attestare la comunicazione: quando scrivi una mail il destinatario non ti vede e quando la legge non puoi sapere di che umore sia. Battute, modi di dire, riferimenti sottili e umoristici, molto spesso possono essere fraintesi e creare problemi. Non c’è il linguaggio del corpo che ti aiuta: ci sono solo parole scritte.

E se vuoi scrivere email comprensibili, faresti bene a sceglierle con cura.

Meglio affidarsi ad una comunicazione diretta, precisa e concisa: semplice da interpretare e immediata da capire. Sii sempre assertivo.

Vuoi scoprire TUTTO su come scrivere una mail efficace?

Ora hai una bella idea su cosa NON scrivere e NON fare nella comunicazione via mail. Ma se volessi al contrario scrivere email perfette, leggibili, comprensibili a chiunque? Quali sono gli aspetti necessari per costruire un messaggio, e quindi una comunicazione, corretti?

Per rispondere a questa domanda ho creato un corso online dedicato esclusivamente a questo argomento. Si chiama “Come scrivere email efficaci” e lo trovi come al solito sul nostro portale di formazione dedicato al business online.

Ho creato questo metodo per ovviare a perdite di tempo e risposte mancate, o inadeguate, che ho dovuto gestire negli anni. È il frutto di continui test e aggiornamenti necessari per riuscire ad evitare tutti i costi che la cattiva scrittura stava causando alle imprese in cui lavoravo, ai miei collaboratori e ai miei clienti.

E per farlo, sono partito da un’assunto: quando scrivi una mail stai comunicando con altri esseri umani.

Nascono da qui questi 5 principi guida per scrivere email perfettamente chiare, che ispirino ad agire responsabilmente e alimentino rispetto reciproco. I questo modo:

  • Eviti perdite di tempo, incomprensioni riscritture e rifacimenti di lavori sbagliati;
  • Mostri gentilezza e comprensione per i destinatari e li ispiri a collaborare;
  • Chiarisci le responsabilità (Chi fa cosa e come). Eviti che possano lavarsene le mani e – allo stesso tempo – la coscienza (“ma che ci posso fare se non avevo capito…”);
  • Crei gli standard per garantire alle tue mail un design professionale, che aumenti fiducia e autorevolezza; ti “identifichi” e distingua.
  • Ottieni risposte: chiare, esaustive, e molto spesso positive, perché solo chi è ispirato chiuderà preventivi e affari con te.

La conclusione a cui sono giunto è quella fondata sull’applicazione di 5 Principi Guida, 5 fondamenti che danno la direzione a ogni tua mail.

L’ho chiamato 5G. La G sta per “Gears”, “marce”.

  1. Situazione.
  2. Direzione
  3. Responsabilità
  4. Azione
  5. Raccolta

Perché per lanciare la tua mail hai bisogno di fare esattamente come quando guidi: progressivamente, ingrani la prima, poi la seconda, fino alla quinta. E a quel punto viaggi spedito fino alla risposta che meriti.

Conclusioni: scrivere email efficaci ti farà risparmiare ovunque

Ho deciso di raccogliere questi 5 principi nella forma di un corso online. Perché? È nato così perché inizialmente è stato creato solo per i miei migliori clienti. Sono persone con cui interagisco frequentemente – soprattutto online, che mi seguono nella mia attività di blogger e di consulente di web marketing.

E credimi, a volte, quando ricevo certe mail, non posso fare a meno di rimproverarli.

Poi la voce si è sparsa è mi è stato richiesto da manager e imprenditori che non mi conoscevano. Ho quindi preso la decisione di lanciarlo e mostrarlo a tutti quelli che possono esserne interessati.

Ho fissato il prezzo a 47 €, che resta a mio avviso inferiore ai benefici che permette di ottenere. Basta una risposta: una risposta positiva a una mail ben scritta ti ripagherà mille volte tanto.

È la tua occasione per cominciare a scrivere email migliori (e far fare lo stesso ai tuoi collaboratori).

Se lo acquisti ora sarà tuo per sempre, comprese tutte le modifiche e le aggiunte che nel tempo farò. E come tutti i corsi e le guide online che pubblico su formazione.giovannironci.it, è semplice da seguire, suddiviso in sezioni e lezioni che puoi via via marcare come completate, per sapere sempre dove sei arrivato.

Avrai anche la possibilità di contattarmi e di suggerire nuovi contenuti e approfondimenti che vorresti vedere trattati. Più di così credo non ci sia nulla, e mi auguro di vederti davvero tra i partecipanti. Ma ora basta parlare:

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Come scrivere email efficaci

Porta la tua comunicazione via mail al prossimo livello: scopri come puoi, con una semplice email, ispirare fiducia, rispetto e ottenere risposte dal tuo interlocutore

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