Come fare un preventivo

Se sei un freelance o un professionista, sapere come fare un preventivo irresistibile, completo e persuasivo, è un’abilità vitale che prima o poi (meglio prima) dovrai sviluppare.

Quante volte lo hai visto accadere? Ti chiedono di fare un preventivo, lo invii, e… niente. Nessuna risposta. Hanno trovato qualcosa di meglio? Qualche concorrente ha fatto la tua stessa offerta alla metà del prezzo? Potrebbe essere.

Forse, hai impostato un preventivo che proprio non ha trovato corrispondenza con l’idea del committente, volevano fischi e tu hai offerto fiaschi. Oppure hai creato un’offerta talmente dettagliata ed esaustiva, che ora hanno le informazioni per “provare a fare da soli”. Ti sembrerà impossibile, ma ho assistito anche queste situazioni.

In tutti i casi, il risultato finale è che ti sei impegnato per creare un preventivo senza raggiungere l’obiettivo: il lavoro è perso e tu hai sprecato tempo per nulla.

Sarà meglio evitare che accada di nuovo. Ecco come fare un preventivo irresistibile e creare una connessione verso i potenziali clienti per far crescere il tuo business.

Perché creare un preventivo è un’attività strategica che dovresti curare in modo maniacale?

Diciamocelo in faccia: scrivere preventivi è un’attività “pesante”, è questo il sentimento generale. Ci vuole tempo, impegno, ed è molto complesso recuperare i soldi delle ore impiegate per redigerlo.

Sarà per questo che, nella maggior parte dei casi, vedo preventivi frettolosi, mandati o ricevuti via mail, davvero indefinibili, se non con la parola “inguardabili”. Al di là degli orrori della lingua scritta (spesso sono pieni di errori e refusi), sembrano degli elenchi stile menu da ristorante. Buttati lì, in fretta e furia, confusi e senza personalità.

È comprensibile. L’aggravio di lavoro, per chi vuole scrivere un preventivo ben fatto, può essere percepito come un ostacolo tra le infinite attività che richiedono attenzione ogni giorno. Ma è incomprensibile che la fortuna di poter fare un preventivo non sia colta come un passaggio vitale nella costruzione della fiducia con il tuo cliente

Tuttavia, creare un’offerta convincente è fondamentale. Nessuno dice che sia semplice, ma credi che una persona sia disposta a sceglierti e darti i suoi soldi, se riceve un preventivo di 5 righe via mail? E il coinvolgimento? La sensazione di sentirsi considerati e compresi? Senza empatia, non c’è relazione, c’è solo il prezzo. E il prezzo non basta.

come fare un preventivo, stretta di mano
Devi fare un preventivo capace di comunicare valore e creare fiducia.

Parole e forma sono importanti. Il concetto di “vendo un servizio che costa tot” non funziona più, e va rimpiazzato da un più coinvolgente “investi “X” per ottenere questo risultato”. Il raggiungimento di quest’ultimo deve essere garantito dalla tua offerta e frutto di un “insieme” di prestazioni.

Non arrivi a tutto questo scrivendo una mail frettolosa. E cercare tra i vecchi preventivi per ricopiarli e cambiare giusto “due nomi” allo stesso modo non ti aiuterà. Per creare un preventivo efficace dovrai usare un sistema e seguire un metodo, a partire dalla formulazione dell’offerta.

Se vuoi fare un preventivo di lavoro efficace, dovrai creare un’offerta unica e straordinaria

Le persone sono in grado di valutare il valore preciso di qualcosa solo se gli offri l’occasione di paragonarlo a prodotti che già conoscono attraverso i vantaggi che puoi offrire. Per esempio, se vendi un:

  • post del blog a 250 euro, dovrai contestualizzarlo, altrimenti le persone si chiederanno perché dovrebbero acquistarlo da te quando lo trovano a meno di 15 euro su tanti portali online;
  • sito web a 3000 euro, dovrai spiegare come sarà realizzato e quali obiettivi potranno raggiungere, oppure si rivolgeranno al figlio del cugino che “sa fare tutto con il computer” e glielo vende a 300 euro.

Come puoi ben capire, per una persona che si occupa di tutt’altro, i professionisti che operano in un ambito specifico sono tutti uguali. E la colpa non è sua. Cosa vuoi che faccia? Se non cercare di risparmiare?

La responsabilità è tua, perché stai riducendo il tuo servizio a una commodity, ovvero a un qualcosa che nella testa del possibile cliente è “sempre uguale”, poiché tutti la chiamano allo stesso modo. È riconoscibile, standard, identica (in generale) a ciò che offrono gli altri.

E questo crea un pauroso buco nero: quando ti vendi, o meglio, quando vendi servizi, riducendoli a semplici commodity entri nella guerra dei prezzi, dove chiunque perde (anche il cliente, ma lo scoprirà solo quando sarà troppo tardi).

Come puoi cambiare questo approccio?

Se vuoi scoprire come creare un preventivo di lavoro efficace, dovrai puntare al risultato che puoi garantire al tuo committente. E al processo con cui lo raggiungi, frutto della tua visione unica e dell’esperienza professionale raggiunta negli anni.

Smetti di sviolinare semplici caratteristiche o l’elenco di quello che offri. Devi differenziarti, rendere la tua offerta unica e far percepire l’effettivo valore di quello che fai. Dunque, vediamo in dettaglio come impostare un preventivo “di alto valore” utilizzando un esempio reale.

Come fare un preventivo irresistibile: vendi il percorso verso il risultato

Voglio espormi in prima persona, perché mi interessa che tu capisca bene. Prendiamo come esempio il mio lavoro. Chiunque potrebbe venire da me e chiedermi “Ho bisogno di creare un blog, mi dici quanto costa?”.

Al di là della domanda (è davvero mal posta, ma è questo che spesso mi chiedono), è chiaro che se io rispondessi 1000, 800, 1400 o 3000 l’unica cosa che vedrebbe la persona è il prezzo. E immediatamente, lo paragonerebbe al tizio che, ha sentito dire, li fa a 300 € e in mezza giornata hai già il tuo blog.

Non perdere mai tempo con queste persone: non lavorare con clienti sbagliati, se vuoi che il tuo business continui a crescere in modo sano.

Torniamo all’esempio del blog. Abbiamo detto che non dobbiamo vendere servizi come fossero semplici prodotti. Dobbiamo vendere processi.

In questo caso, ti vendo il processo per la realizzazione di un business online attraverso la costruzione di un blog.

Uhm… Ti è comparso un punto interrogativo sulla testa, quindi proverò a spiegarlo con parole diverse. 

Quando mi chiedi un blog, per quanto mi riguarda, significa:

  • valutare assieme la tua idea di business;
  • esaminare opportunità e possibili ostacoli;
  • analizzare i competitor e il mercato in cui vuoi posizionarti;
  • rendere unica e specifica la tua idea, dedicata a un target di persone interessate;
  • realizzare il tuo blog su piattaforma WordPress e Genesis Pro, che è il framework per blog in WordPress più sicuro e performante al mondo.

Non solo: offro al tuo blog un ampio spazio su WpEngine, il provider più performante su questa terra, quando si parla di blog e siti web in WordPress. Inoltre, ti garantisco un Google Page Speed sempre sopra al 90% (siti veloci come missili) sia su Desktop che su Smartphone.

Questo perché se non considero la velocità del sito, non riusciremo mai a posizionarlo nel modo migliore sui motori di ricerca. E questo comprometterà irrimediabilmente le performance del tuo business (oltre che del tuo sito).

Non voglio (è una scelta di campo) proporti soluzioni che so già non potranno funzionare.

Infine, metto a disposizione il mio portale di formazione, per approfondire ogni aspetto di quello che ti servirà. Corsi di formazione professionali utilizzati da tutti i nostri clienti e dai miei studenti universitari. Studio, realizzazione, strategie, mantenimento, ispirazione. È un’offerta immensa, dove hai tutto.

Riesci a dare subito un prezzo a tutto questo? NO.

Esatto. È questo che intendevo. Abbiamo un approccio unico, e offriamo valore su valore. Riesci a paragonarmi a qualcun altro? NO. Hai mai visto un’offerta identica? NO.

Quindi sono diverso. E l’esperienza che vivrai con me sarà unica.

scrivere un preventivo per differenziarti, pesce rosso salta fuori dalla boccia di vetro
Come creare un preventivo di lavoro efficace? Devi differenziarti dai competitor.

Perché, in effetti, io non vendo blog. Vendo una cosa molto più importante e difficile da paragonare ad altro. Vendo la realizzazione personale: il sogno del cliente di sviluppare il proprio business online. Così come Apple non vende computer, ma creatività, e Microsoft non vende software, ma “tempo (risparmiato usando i suoi sistemi).

Saperti differenziare, questo deve essere il tuo mantra. Quindi, smetti di vendere servizi come fossero dei prodotti, o peggio delle commodity, e inizia a creare processi che impattino sulla vita delle persone, e ti rendano la migliore “soluzione” che possano trovare.

Ora, secondo te, è possibile creare un preventivo per presentare un’offerta simile scrivendo una paginetta via mail? No, di certo.

La forma è importante. Ti serve una struttura ben fatta, leggibile, chiara. Qualcosa che accenda l’emozione, perché mi accingo a comprare un servizio importante, e voglio:

  • percepirti come un professionista;
  • vedere quanto curi i particolari del tuo lavoro, a partire da come presenti la tua offerta.

Dunque come possiamo fare un preventivo che tenga conto di tutto?

Fare un preventivo: la struttura ideale

Le persone non acquistano più prodotti, acquistano relazioni, rapporti interpersonali con altre persone con cui collaborare e raggiungere risultati.

Mi aspetto dunque un minimo di costruzione di questa relazione.

Non puoi arrivare a chiedere soldi senza aver dato nulla, senza aver spiegato nulla. Ma, soprattutto, non puoi fare un preventivo efficace se non sei certo di aver interpretato nel modo corretto le esigenze del committente. 

Ecco che scrivere un preventivo è un po’ come creare un documento strutturato e diviso in parti, capaci di suscitare empatia in chi legge e persuaderlo a dire “Finalmente, questa è la persona giusta per me”.

Non deve essere lungo (devi sempre rispettare il tempo di chi legge), deve essere chiaro. Non deve essere noioso, deve essere sorprendente.

Vediamo il mio sistema ideale per creare preventivi di lavoro irresistibili.

Fare un preventivo strutturato: 4 sezioni fondamentali

Vendi servizi che hanno una “consistenza” e risolvono un problema per un pubblico specifico. Ma questa consistenza può avere svariate forme, che possono essere percepite in modi differenti da persone diverse.

Quando qualcuno ti chiede un preventivo, dovresti sapere quello che fa, a cosa è sensibile, quali sono le frustrazioni che sta vivendo. Insomma, dovresti conoscere bene chi hai di fronte, prima di sperare di riuscire a interpretare correttamente le sue richieste. 

Come fare preventivo donna legge assorta il preventivo online
Coinvolgi i tuoi potenziali clienti con un preventivo strutturato e chiaro.

Sezione 1: obiettivi e premesse di progetto

Hai capito bene cosa vuole? Hai compreso il “risultato” che vorrebbe ottenere? Quando lo scrivi, è molto importante che sia chiaro. Una volta che leggerà questa sezione, per lui sarà come dire “Ecco, ha capito bene, è questo quello che voglio”.

Qui aggiungo premesse, vincoli, insomma tutto quanto possa servire per comprendere i confini del mio preventivo. Non mancano frasi chiave per far capire che oltre a quanto scritto è tutto “extra preventivo”. La trasparenza è tutto per aumentare la fiducia.

Ovviamente, per arrivare a scrivere questa prima sezione, dovrò avere intervistato (almeno un minimo) il mio potenziale cliente, al fine di aver compreso al meglio le sue esigenze.

Sezione 2: il processo di sviluppo

Che soluzione adotteremo per arrivare al risultato promesso nel preventivo? Questo è il cuore differenziante del preventivo. Qui indicherò nel dettaglio tutto quello che è necessario, le risorse coinvolte, il dettaglio di ciò che costruiremo, e i macro passaggi che smarcheremo per arrivare al risultato promesso.

Non mancheranno tempistiche di massima ed elenchi di dettaglio per qualsiasi aspetto presente nel preventivo.

Sezione 3: Offerta economica

Per ogni macro sezione, indico l’investimento necessario necessario a completarla. Nel preventivo base ci sono parti dell’offerta “vincolanti” al raggiungimento dell’obiettivo, e parti “opzionali” che permettono di ottenere risultati ancora più ampi o più esclusivi.

In generale, nelle sezioni di offerte opzionali aggiungo ulteriori obiettivi che potrebbero essere raggiunti, e che permetterebbero di risparmiare tempo o soldi, se fatti assieme al progetto.

Non focalizzarti sul costo, focalizzati sulle problematiche che risolvi, e fai di tutto per far percepire il valore erogato. Più sarà impattante per il tuo cliente e più sarà disposto a pagarlo.

GIOVANNI RONCI

Se poi, con metodo e chiarezza, riuscirai a creare offerte in cui il valore percepito è più alto del valore nominale di ciò che includi, sarai a un passo dalla vendita.

Come fare? Aggiungi bonus e quant’altro permetta di elevare il valore dell’offerta, senza per questo svenderla. Fai in modo di offrire qualcosa che sai benissimo essere un “vantaggio importante” rispetto ai tuoi possibili competitor.

Nei preventivi per i miei siti web, offrire come bonus corsi di formazione sulla scrittura per blog non ha prezzo, valore netto, definito (sono in vendita al pubblico a centinaia di euro) che non teme confronti e aggiunge valore immediato.

Sezione 4: Firma

In quest’ultima sezione vengono definiti i pagamenti, l’eventuale anticipo e qualsiasi altra informazione possa semplificare la firma del preventivo. Per esempio, potrebbero essere contemplati pagamenti rateizzati.

A questo punto ci siamo: posso inviare l’offerta al committente attraverso una breve (questa sì, sarà breve) mail. Concisa, dritta al punto, evidenziando che, per partire il preventivo, potrà essere firmato direttamente dal web.

E così avviene, la persona riceve la mail, clicca sul link e si legge il preventivo su qualsiasi dispositivo voglia. Poi, una volta che lo ha compreso e ponderato, lo firma e mi rimanda i dati per la fatturazione. Fine del giro.

Se vuoi essere sicuro di scrivere una mail davvero convincente, in questo articolo trovi tutte le informazioni che ti servono: Come scrivere una mail per farti capire e ottenere risposte.

modello preventivo, donna perplessa e contrariata
Cancella i dubbi con chiarezza cristallina e offri valore.

Come impostare un preventivo: i migliori sistemi

Il sistema ideale per fare un preventivo di lavoro dovrebbe avere queste caratteristiche:

  • permettere di creare una libreria di sezioni ricercabile e modificabile a mio piacimento. Così da poter preimpostare servizi o parte degli stessi in modo strutturato (lavoro bene una volta, è utile per sempre);
  • consentire l’utilizzo di template di base, formati da un numero qualsiasi di queste sezioni pre-costruite;
  • permettere di gestire il database dei committenti e quello dei preventivi;
  • dare la possibilità al cliente di visionare il preventivo e firmarlo direttamente online;
  • consentire di ricevere un anticipo del pagamento;
  • offrire una visionare delle statistiche, per capire in che modo stia migliorando la mia “abilità” a creare preventivi di lavoro coinvolgenti ed efficaci.

Possono venirti in aiuto diversi sistemi e app, studiate per creare preventivi modulari molto interessanti. Parliamo di software in cloud funzionali ed efficaci.

I sistemi di costruzione preventivi migliori, ti permettono di creare una libreria di “sezioni” o blocchi, che puoi usare come una sorta di puzzle, per comporre il tuo preventivo finale. Un bel passo avanti rispetto a Word.

Non è che l’abbia qualcosa contro Word, ci mancherebbe altro. È solo che questo approccio ai preventivi (adottato dalla maggioranza) è un delirio di perdite di tempo, micro gestione, e comportamenti poco sicuri. Pensa solo alla GDPR, come fai a dichiarare la conservazione di questi documenti? E dove li conservi e per quanto tempo? Se te li chiedessero? E se dovessi avere la necessità di distruggerli?

Sicurezza, andirivieni di mail, correzioni, versioni, incomprensioni: tutto tempo che se ne va.

E capire come stai performando con i preventivi? Quanto è importante? Se ne hai 10 su mail, altri su word, altri ancora scritti sulla carta da formaggio, come farai a capire quanto sei stato efficace nella loro costruzione?

Conclusioni: per fare preventivi efficaci implementa un sistema di offerte straordinarie

Chiarezza, empatia e tanto valore. Non è facile creare un’offerta straordinaria. Soprattutto se vendi servizi online, potrebbe essere necessario rivedere quello che offri e trasformarlo in una scala di valore irresistibile (ne ho parlato in un articolo dedicato alla Value Ladder).

Strutturare un sistema di gestione dei preventivi non è banale, ma sarà un investimento molto interessante. Migliorerà il tuo approccio e renderà più efficace ogni tua proposta. Come consiglio generale ti direi di tenere d’occhio AppSumo. Su quel portale spesso vengono offerti software in modalità “lifetime” a prezzi incredibili. Per capirci: i miei due sistemi di preventivi automatici (Nusii e Quoters) li ho acquistati a meno di 50 euro l’uno per “tutta la vita”. 

Se vuoi approfondire e accelerare i tempi, uno dei percorsi formativi personalizzatI, che mi ha permesso di far felici molti clienti, riguarda la creazione di un’offerta irresistibile, progressiva, ricca di elementi aggiuntivi e persuasivi, utili a chiudere la vendita.

È un percorso erogato via Skype, 4 moduli da un’ora e mezzo per arrivare a creare la tua prima offerta a prova di competitor. Se ti interessa contattami senza impegno e ne parliamo insieme.

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