Come delegare

La necessità di sapere come delegare efficacemente è cruciale per tutti. In particolare, per noi freelance. Immaginarti come un’isola, in cui ogni attività richieda il tuo tempo e impegno, ti limita. Alla fine, verrai stritolato in una morsa da cui non riuscirai più a uscire.

Quando cominci a lavorare come freelance, o come libero professionista, è facile tendere ad accentrare ogni singola attività che svolgi. Dopotutto, nello sviluppo di nuovi prodotti e servizi, parte integrante dell’essere freelance risiede proprio nel dare la nostra impronta personale a tutto quello che facciamo.

È un bene, perché ci permette di esprimere il nostro punto di vista, la nostra voce e i valori in cui crediamo. Sono aspetti che caratterizzano il nostro lavoro rendendoci unici. Il rovescio della medaglia è che tendiamo ad accentrare tutto su di noi, pensando di essere “indispensabili”. Anche per spostare un foglio sulla scrivania.

Se saremo bravi, competenti e fortunati, presto il lavoro inizierà ad assorbire sempre più tempo. Ma, se i maggiori guadagni ci renderanno più felici, inizieremo a sentire anche il peso della mole di cose da fare. Ora, ti sembra un’ipotesi remota, ma arriverai al punto in cui non sarà fisicamente possibile gestire tutto. Ecco perché sapere cosa e come delegare a qualcuno parte del tuo lavoro è un’arte che dovresti acquisire.

Delegare: il primo problema è l’ego.

Sapere come delegare sembra facile. Forse, alcuni tuoi colleghi lo fanno così bene che hai pensato sarebbe stata una passeggiata. Eppure, passare il testimone a un collaboratore, o collega, richiede molta fiducia, una comunicazione chiara e coordinamento. Se impari a farlo bene, a delegare in modo efficace, vincono tutti, ma dovrai fare attenzione al tuo ego.

Non sto dicendo che sei una persona egocentrica. L’ego è una pulsione interiore che ti costringe a vivere con inerzia nei confronti del cambiamento e risveglia pensieri del tipo:

  • se voglio un lavoro fatto bene, devo farlo da solo;
  • delegare mi obbliga a rifare tutto due volte, perché come lo faccio io non ci riuscirebbe nessuno;
  • guarda, doveva fare così, quanto ci vuole a capirlo?

Quante di queste frasi, o simili, hai già sentito? Spero non siano un tuo problema, ma lo sono per molti, credimi. Non è arroganza, o delirio di onnipotenza. Purtroppo, l’ego è un controllore spietato che vive dentro te. Decide ciò che è giusto o no, cos’è accettabile o cosa invece rifiutare ed evitare. In parole povere, crea un’immagine di te e cerca di fare in modo che tutto ciò che fai vi aderisca.

Per delegare efficacemente il primo passo è sconfiggere l'ego: donna sorridente con i pollici alzati verso sé stessa
L’ego è il primo ostacolo da eliminare per delegare efficacemente

La mancanza di questa consapevolezza, porta la grande maggioranza dei freelance a salire sulla ruota del criceto per poi non scenderne mai più. E la conseguenza più rischiosa è il burnout. Un pericolo serio da cui dovresti stare lontano. Quando arriva ti toglie la voglia di fare qualsiasi cosa. Tutto diventa grigio. Ti senti stanco e depresso. È la strada verso conseguenze catastrofiche.

Mi rendo conto siano concetti ostici da digerire, ma ti aiutano a capire perché è così difficile delegare. Eppure, se vuoi recuperare tempo prezioso, occuparti di molti progetti e far crescere la tua attività, per renderla scalabile, hai una sola strada: delegare a una persona, o a più di una.

Cosa dovresti delegare?

Sfatiamo il tabù che vede la delega come un atto di debolezza. Non stai ridimensionando il tuo ruolo, anzi stai valorizzando le tue priorità e responsabilità. È un segno di crescita e di forza.

Imparare a delegare ti offre l’opportunità di rendere i carichi di lavoro più gestibili, ma soprattutto comunica fiducia nelle capacità delle persone che hai scelto per aiutarti.

Semplificando, possiamo dire che esistono 4 tipologie di task nel tuo business, ovvero compiti già pianificati che dovranno essere eseguiti. Dunque. Troviamo i task in cui:

  1. sei indispensabile e che ami fare;
  2. sei indispensabile, ma che odi fare;
  3. non sei indispensabile, ma che ami fare;
  4. non sei indispensabile e che odi fare.

Identificarli non è affatto facile. Dovrai mettere a tacere il tuo ego. Tanto lo sai già, non farà altro che sproloquiare: non puoi delegare nulla, sei indispensabile in tutto. Quindi, dovrai procedere per gradi e considerare tutte le attività che svolgi, a partire dai task in cui non sei indispensabile e che odi fare.

Alla fine, è solo una questione di tempo e costi. Devi riuscire a trasformarli in opportunità di crescita e addirittura di guadagni. Se un task è sistematico, ripetitivo, o se lo puoi documentare (perché figlio di un processo), allora qualsiasi sia la sua complessità puoi delegarlo.

Ma prima di approfondire e svelarti un processo in 4 passi pratici per sapere come delegare efficacemente, è vitale capire l’importanza di documentare i tuoi processi interni.

Come documentare un processo per poterlo delegare

Saper documentare un processo è la base per implementare un corretto sistema di delega. Nelle aziende migliori, nessuno è indispensabile. Questo perché tutti i processi che formano i “sistemi aziendali” sono perfettamente documentati.

Ogni procedura interna è mappata in modo dettagliato (il modo di produrre, il modo di spedire, come fare manutenzione a quella specifica macchina, come fare il controllo dei liquidi dei motori, ecc.) tutto è documentato, a qualsiasi livello.

Solo in questo modo potrai delegare ogni singola procedura. Solo così potrai condividere la tua esperienza con qualcuno, in modo che possa occuparsene senza commettere errori e seguendo “lo stato dell’arte” disponibile al momento (che risponde agli standard aziendali, ovvero alla famosa “asticella” della qualità).

Quando vuoi documentare un processo, la via più rapida è quella di registrare un video di quello che stai facendo e descriverne i perché. Un’ottima aggiunta è quella di realizzare una check list completa, con la sintesi di ogni singolo passaggio. In questo modo le persone incaricate possono guardare il video solo poche volte e poi proseguire facendo riferimento alla lista.

Come delegare e avere ottimi risultati: donna sorridente stringe la mano di un collaboratore
Con processi documentati la delega è più semplice ed efficace

Non arrovellarti sulla complessità della delega. Se ci rifletti un minimo, ogni processo che esegui è composto da più passaggi. Perché non delegarne anche solo alcuni? Sei stai scrivendo il post di un blog per esempio, una volta scelte anche le foto, perché non lo fai caricare su WordPress a qualche tuo collaboratore? È sicuramente tempo risparmiato che puoi dedicare ad altro.

Anche se ci metti un paio d’ore a documentare un processo, immagina quante volte lo stai facendo e prova a valutare quanto tempo risparmierai. Ora prova a pensare cosa potrai farci con questo tempo, e quanto valore in più potresti sviluppare. E una parte di questo valore è quella che userai per finanziare la delega. È così che si cresce.

Come delegare: il metodo in 4 passi per ottenere fiducia e collaborazione ai massimi livelli

Lo so a cosa stai pensando. Il problema è che non si trovano persone motivate, hai il timore che i collaboratori non capiscano, o non abbiano voglia di lavorare bene e vedere dove sbagliano. Ma, se vuoi collaboratori motivati, che lavorino bene, la tua prima responsabilità è quella di rispettarli.

Chiarezza, metodo e scopo porteranno il tuo processo di delega ai massimi livelli. Sono stato per quasi vent’anni manager, e questo metodo in 4 passi è la sintesi di tutto quanto ho imparato e approfondito.

1 Mantieni il controllo

Anche quando deleghi, la responsabilità del risultato sarà sempre la tua. Quando qualcosa andrà male non ti basterà alzare il dito e punire. Così non otterrai mai risultati degni di nota, ma solo una mera esecuzione di ciò che hai comandato, dettata dalla paura e non ispirata dalla tua guida di leader. È una cosa che ho sempre rifiutato, anche quando mi veniva imposta dall’alto.

Puoi scegliere di frustare i cavalli, oppure essere un leader e instaurare un rapporto di fiducia: per questo, sii presente e controlla periodicamente lo stato di avanzamento del progetto. Devi capire in tempo quando qualcosa non funziona e offrire il supporto adeguato a non far sentire i tuoi collaboratori soli, ma supportati e coinvolti.

2 Condividi i “perché”

Quando imponi un unico modo di fare le cose, ti perdi la magnifica opportunità del confronto, la cui mancanza porta a fossilizzarsi su procedure obsolete, annullando ogni possibilità di crescita.

Le persone amano sapere perché stanno facendo una cosa, quale sia il significato che ha e come impatterà nel disegno più grande del progetto completo. È così che ispiri i tuoi collaboratori, li rendi partecipi e coinvolti al punto di farli sentire responsabili del loro contributo.

Come delegare efficacemente: donna arrabbiata urla verso i collaboratori
Puoi incolpare, oppure essere un leader e instaurare un rapporto di fiducia

3 Lascia perdere il “come”

Come deve fare un lavoro? Da cosa deve partire? Che parole deve usare? Non puoi imboccare i tuoi collaboratori: non sono stupidi e più gli offrirai rispetto più ne riconosceranno a te.

Se vogliono organizzarsi in un certo modo, o provare nuove strade per risolvere un problema, dovresti essergliene grato. Questo non significa lasciarli andare e fregartene, per poi colpirli quando sbagliano. Significa anche valutare la loro capacità di risolvere i problemi ed eventualmente migliorare i processi grazie al loro intuito.

Hai documentato i processi in modo corretto, pertanto avete una base da cui partire. Condividi questa tua esperienza, e preparati, perché no, anche a migliorarla grazie alla capacità e all’impegno degli altri.

4 Non dimenticarti di celebrare

Un grazie non ha mai ucciso nessuno. E un atto di gentilezza, a prescindere, migliora la tua vita e quella delle persone che ti sono attorno. Condividere i risultati e i successi ottenuti farà di te una bella persona, oltreché un punto di riferimento e un ottimo leader.

L’obiettivo di delegare non è la perfezione, ma l’avanzamento. Raggiungere gli obiettivi significa fare passi in avanti continui, non spendere tempo a curare dettagli che spesso solo il tuo ego sarà in grado di riconoscere.

Come delegare: la formazione come forma mentis

Se vuoi davvero diventare un professionista e crescere, imparare a delegare deve essere una tua priorità.

Non perdere mai il controllo, così eviterai sorprese. E quando credi che un task sia troppo difficile da delegare, spezzalo in parti più piccole. Trova quelle più tecniche, documentabili, ripetitive e inizia proprio da quelle, per alleggerire ogni cosa che fai e lasciarti spazio per curare gli aspetti che contano davvero. È così che ogni azienda e freelance può godere della meraviglia delle collaborazioni.

Perché, credimi, non puoi fare tutto da solo.

Per migliorare le tue capacità organizzative, apprendere come documentare i processi e delegare efficacemente, dovrai essere efficiente. La produttività è il motore che alimenta il tuo business e ti permette di gestire ogni aspetto per tempo e nel modo corretto.

Grazie all’esperienza accumulata negli anni, ora insegno ai team aziendali e ai freelance come essere più produttivi. È davvero una soddisfazione enorme, vedere come riescano a ottimizzare i processi e a raggiungere i loro obiettivi. Oltre al corso abbiamo anche un Action Book estremamente mirato per capire dove perdi tempo e come recuperare almeno un’ora al giorno:

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Time Frame: riprendi il controllo della tua produttività

Come hai visto, oggi, chiunque di noi, qualunque lavoro faccia, è chiamato a fare i conti con la produttività. Stiamo perdendo la capacità di concentrazione, in perenne lotta con la ricerca di frivole gratifiche e succubi di distrazioni continue che caratterizzano le nostre vite.

Questo Action Book, ti mostra un percorso completo per riappropriarti delle tue giornate, fare tanto di più con molta meno fatica e soprattutto risparmiare tempo, da dedicare finalmente alle tue passioni.

Se vuoi imparare a delegare con successo e accrescere la tua produttività, contattami senza impegno. Parliamo della tua attività, dei progetti che vuoi realizzare e delle difficoltà che stai affrontando. Insieme, possiamo vincere l’ego che frena i meccanismi di delega e sviluppare processi che funzionano.

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