Per te, imprenditore o manager

Ogni giorno, nella tua impresa, innumerevoli mail vanno perse, ignorate o fraintese.

Altre innescano lo "scarica barile": vengono inoltrate a colleghi, superiori, fornitori, clienti, ecc., e ognuno scarica la responsabilità agli altri.

A causa di ciò, a quanto ammontano i costi di perdita di tempo e difficoltà a creare risultati? Cosa stai facendo per invertire la tendenza?

Ciao, sono Giovanni Ronci, per 16 anni Manager ICT in un'azienda leader di mercato, ora imprenditore del web. E ti voglio raccontare una storia

Giovanni Ronci - Avatar

Tutti sanno scrivere email confuse, sbagliate, inefficaci.

E' uno sport molto in voga e facilmente praticabile.

Per quasi 20 anni ho lavorato come manager e consulente nelle imprese italiane, a contatto con imprenditori, dirigenti e impiegati di molte realtà.

Questo è il mondo del "business tradizionale" e vecchio stile, dove la mail era un mezzo di comunicazione più importante e usato – direi abusato – del telefono.

Molti miei collaboratori, clienti, fornitori mi scrivevano mail in modo confuso e ambiguo. L’unica risposta che – sistematicamente – ottenevano da me, era “Scusa, non ho capito bene cosa intendi dire, potresti spiegarmelo meglio?”.

Lo ricordo bene: era comunque una perdita di tempo allucinante ma almeno evitavo mail illeggibili, piene di errori e inutilmente prolisse, completamente inutili ai fini lavorativi. Di sicuro perdeva molto più tempo il mittente, perché doveva riscrivere e rivedere tutto, sapendo di avere già sfidato la mia soglia di pazienza.

Peggio ancora era quando una mail non solo non veniva capita, ma veniva rilanciata a casaccio in tutta l'azienda (e anche all'esterno). Queste mail, venivano spedite a destra e a manca, in modo tale che ognuno potesse far finta di mostrare che aveva posto attenzione al problema ma che non era "di sua competenza".

Altre situazioni assurde capitavano quando per es. nell'oggetto veniva scritto: "ti ricordi questo?". Giorni dopo, settimane dopo, per ritrovare quella mail non c'erano più punti di riferimento e si perdevano ore di lavoro. Dulcis in fundo, mi arrivavano mail (e mi arrivano ancor oggi) dall'aspetto per niente professionale: muri di testo scritto, una firma incompleta, immagini inserite in malo modo, mancanza del marchio aziendale, ecc.

Questo tipo di mail vende un'immagine di te e della tua azienda che offre ben poca credibilità.

È come se ti presentassi con una camicia sgualcita, le scarpe rotte e i pantaloni sporchi davanti a un cliente.L'abito NON fa il monaco, ma l'immagine è quella che mostra la forma del contenuto e ne aiuta a creare una immediata percezione.

Oltre a ciò un altro pericolo è il restare "indistinto": senza un look professionale che ti permette di emergere e ti distingue, sei "confuso" con altre persone o aziende (magari anche di un livello più basso del tuo). Non crei un'identità che ti mette in condizione di massimizzare la percezione dei valori aggiunti che offri.

Scrivere per “far lavorare gli altri” (a capire) o per “farli lavorare due volte” (sbagliando e rifacendo) semplicemente perché NON HAI VOGLIA di costruire una mail completa è il modo peggiore che hai per:

  • Presentare te stesso e l'oggetto sul quale chiedi di porre attenzione;
  • Invogliare il destinatario a prendere seriamente a cuore ciò che scrivi;
  • Ottenere un risultato dalla tua comunicazione (chi la riceve capisce e fa ciò che gli chiedi).

Certi dettagli fanno la differenza e non appena lo capirai, ogni tua mail sarà capace di lasciare il segno e ottenere risposte.

Keith Ferrazzi, guru mondiale dello sviluppo delle relazioni personali, autore di libri che hanno venduto milioni di copie in tutto il mondo, come "Non mangiare mai da solo" e "Amici di salvataggio", racconta una storia sull'uso delle mail di cui è stato protagonista.

Un giorno decide di mandare una mail ad alcuni amici intimi per richiedere un feedback su un determinato problema. Manda una prima mail e riceve solo risposte formali e diplomatiche.

Non contento, con l'intento di sollecitare feedback spietati e schietti, ne manda una seconda con oggetto:"Vi prego, fatemi questo favore! Non abbiate paura ho bisogno del vostro aiuto"

Alla fine, uno dei suoi amici gli risponde così: 

"La tua mail è quella di una persona che ha un sacco da fare e a cui non importa nulla degli altri. Zero convenevoli, zero saluti, zero riconoscimento di ciò che rappresentiamo per te, zero educazione nel chiederti di regalarti il nostro tempo e i nostri sforzi per te, zero spiegazioni su come il nostro feedback ti sarà utile. Zero GRAZIE."

E' questa la risposta che vorresti ricevere dai tuoi collaboratori? Hai un'idea di quanto sia facile che tante persone pensino questo di te? ​Ferrazzi continua descrivendo come quell'episodio lo ha portato a decidere di cambiare il modo di scrivere e di rapportarsi con le persone:

​"Da quel momento mi ripromisi di essere più riflessivo nelle mie e-mail, e ci lavoro tuttora. Qualche miglioramento devo averlo fatto, visto che i miei colleghi e i miei clienti mi hanno detto che gli sforzi fatti per ammorbidire il mio stile mi hanno aiutato ad esprimermi e a comunicare meglio il RISPETTO che nutro per i destinatari dei miei messaggi"

Anche nella TUA IMPRESA le email
creano problemi come questi?

Probabilmente anche a te serve fare lo stesso lavoro di acquisizione delle abilità di scrittura che Ferrazzi racconta di aver fatto su di sé.

Il vero problema, a questo proposito, non è quello di "decidere" di imparare a scrivere in modo chiaro, efficace, apprezzato dal destinatario. Molte manager ed imprenditori, infatti, si lamentano del fatto che non hanno idea di dove cominciare, o di come cercare e selezionare un sistema semplice, di facile e veloce apprendimento, per poter ottenere risultati rapidi.

Spesso mi sento dire frasi come: "Ci ho provato, ho letto dei blog sull'argomento, dei libri, ma evidentemente non sono portato. E ancora più difficile mi è spiegarlo ai miei sottoposti".

Ciò che davvero ti serve è un metodo che ti aiuti man mano a cambiare la mentalità da cui parte il processo di scrittura delle mail, in modo che tutto questo ti venga automatico.

Creare questo metodo è il problema che ho risolto in anni di continui rimaneggiamenti e miglioramenti. Ho dovuto dedicarmi a questo compito per riuscire ad evitare tutti i costi che la cattiva scrittura stava causando a me, alle imprese in cui lavoravo, ai miei collaboratori e ai miei clienti.

La conclusione a cui sono giunto è quella fondato sull'applicazione di 5 Principi Guida, 5 fondamenti che danno la direzione a ogni tua mail.

L'ho chiamato 5G. La G sta per "Gears", "marce".

Perché per lanciare la tua mail hai bisogno di fare esattamente come quando guidi: progressivamente, ingrani la prima, poi la seconda, fino alla quinta. E a quel punto viaggi spedito.

Schema come scrivere email efficaci

5 principi guida per scrivere mail perfettamente chiare, che ispirano ad agire responsabilmente e alimentano rispetto reciproco

  • Eviti incomprensioni, perdite di tempo, riscritture e rifacimenti di lavori sbagliati;
  • Mostri comprensione per i destinatari e li ispiri a collaborare;
  • Eviti che possano lavarsene le mani e - contemporaneamente - la coscenza ("ma che ci posso fare se non avevo capito...");
  • Crei gli standard per garantire alle tue mail un look professionale che aumenta credibilità e autorevolezza, ti "identifica" e ti distingue.

Ora prova a chiederti:

Cosa ti costa di più? Un piccolo costo "umano" in termini dei tempo, per imparare a scrivere secondo un metodo efficace, o continuare a perdere tempo, opportunità e a creare frizioni con le persone?

Ho deciso di raccogliere questi 5 principi nella forma di un corso online. Perché? È nato così perché inizialmente è stato creato solo per i miei migliori clienti. Sono persone con cui interagisco frequentemente - soprattutto online, che mi seguono nella mia attività di blogger e di consulente di web marketing.

Poi la voce si è sparsa è mi è stato richiesto da manager ed imprenditori che non mi conoscevano. Ho quindi preso la decisione di lanciarlo e mostrarlo a tutti quelli che possono esserne interessati.

Ho fissato il prezzo a 67 €, che resta a mio avviso inferiore ai benefici che permette di ottenere. Tuttavia ancora per poco tempo te lo offro a prezzo di lancio per soli 27€!

E' la tua occasione per cominciare a scrivere meglio (e far fare lo stesso ai tuoi collaboratori)

Come scrivere email efficaci

Ecco un breve riepilogo di come funziona l'acquisto:

  1. Clicca sul pulsante Acquista: accederai al form di registrazione. Oltre al nome, ti basterà inserire email e password, che saranno le stesse con cui accederai all'area riservata. Una volta inseriti i dati e cliccato sul pulsante di acquisto verrai indirizzato sui PayPal dove potrai completare il pagamento.
  2. Controlla la mail: Ti arriveranno un paio di mail con la conferma dei tuoi dati, dell'avvenuto pagamento e con i link per accedere alla tua area. 
  3. Accedi al corso: Il corso è suddiviso in sezioni e lezioni dai contenuti immediatamente applicabili. Sarai in grado di apprendere le migliori strategie utilizzabili per migliorare tutta la tua comunicazione via mail.
Come scrivere email efficaci - Indice dei contenuti